مجموعه عملیات ثبت ـ املاک

((برگرفته از سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور))

روش قبول درخواست ثبت ملک

ثبت املاک و اسناد که موضوع قانون ثبت است مانند هر قانون دیگر از قبیل قانون مدنی و کیفری و غیره برای خود هدفی درد که یکی از اهداف عمده و اساسی ثبت املاک، حفظ مالکیت مالکین و ذوی الحقوق نسبت به آنهاست تا از تجاوز و تعدی دیگران در امان بماند و مالکیت افراد از امنیت برخوردار باشد. با این مقدمه و به موجب ماده 9 قانون ثبت اسناد و املاک مصوب 26 اسفند 1310 مقرر گردید که از تاریخ تصویب قانون در نقاطی که اداره ثبت وجود دارد و در سایر نقاط پس از تشکیل اداره ثبت کلیه اموال غیر منقول هر ناحیه به ثبت برسد و لذا عده کثیری از مردم در اجرای ماده 10 و 11 قانون مذکور در وقت مقرر مبادرت به ثبت املاک خود در اقصی نقاط کشور نموده اند.

اما بعد از انقضاء مواعد مقرر کسانی که موفق به ثبت املاک خود در اجرای ماده 11 قانون ثبت نشده اند می توانند برابر ماده 12 قانون مذکور نسبت به ملک خود تقاضای ثبت نمایند که جریان آن به شرح زیر می باشد:

ابتدا متقاضی بایستی تقاضای خود را همراه با یک برگ استشهاد محلی که به تأیید اهالی محل و همسایگان و مجاورین و معمرین رسیده باشد منضم به فتوکپی شناسنامه خود و سایر مدارک دیگر از قبیل قولنامه عادی یا هر مدرک مرسوم دیگری که در محل عرف است به اداره ثبت محل وقوع ملک تسلیم نماید.
در استشهاد محلی یا قولنامه عادی بایستی حدود و مشخصات ملک بطور اجمال قید شود در صورتی که متقاضی آن را به طور عادی از دیگری خریداری نموده مشخصات فروشنده نیز بایستی قید شده باشد.
مسئول اداره ثبت بعد از بررسی مدارک ابرازی در صورتی که آنها را کافی تشخیص داد، دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور صادر و وقت بازدید و معاینه محلی را با توجه به دفتر اوقات که در اختیار دارد تعیین و به متقاضی اعلام می دارد.
متصدی دفتر اندیکاتور پس از ثبت تقاضا در دفتر سوابق را جهت تشکیل پرونده و انجام امور مقدماتی مربوط به بایگانی ارسال میدارد.
مسئول بایگانی با مراجعه به دفتر توزیع اظهار نامه و سوابق امر عدم سابقه ثبت و مجهول بودن ملک را گواهی و در صورتی که مقداری از سهام ملک مورد تقاضا قبلاً ثبت شده باشد مقدار سهام مجهول باقیمانده را تعیین و مراتب را گواهی نماید.
تذکر1: دفتر توزیع اظهار نام دفتری است که املاک بخشهای مختلف حوزه ثبتی هر شهرستان به ترتیب پلاک کوبی در آن شماره گذاری گردیده است.
سپس در وقت مراجعه متقاضی در روز مقرر متصدی بایگانی را نزد مسئول اداره ارسال و او با توجه به دفتر اوقات نماینده و نقشه برداری را جهت عزیمت به محل وقوع ملک به منظور تحقیقات محلی و احراز تصرف مالکانه متقاضی و تنظیم صورت مجلس و ترسیم نقشه ملک تعیین و نیز وقت مراحعه بعدی متقاضی را جهت اخذ نتیجه به او اعلام می دارد.
بدیهی است چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر باشد و به نماینده و نقشه بردار فوق العاده مأموریت و هزینه سفر تعلق گیرد متقاضی مکلف است فوق العاده یاد شده را به حساب سپرده ثبت واریز نماید که در این صورت پرونده به حسابداری ارسال و پس از محاسبه میزان فوق العاده متعلقه نسبت به ایام مأموریت متصدی حسابداری قبض سپرده را صادر و به متقاضی تسلیم و او پس از تودیع در بانک ملی که حساب سپرده ثبت در آن مفتوح است نسخ مربوط را به ثبت اعاده می نماید تا ضمیمه پرونده شود
آنگاه نماینده و نقشه بردار در معیت متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت می نمایند و پس از استقرار در محل نماینده با توجه به مدارک ابرازی و سوابق امر و وضعیت مجاورین و مشاهدات عینی و پرسش از همسایگان و مطالعین تحقیقات لازم را پیرامون چگونگی مالکیت و نحوه تصرفات مالکانه متقاضی انجام و نقشه بردار نیز نقشه ملک را برداشت می نماید.
سپس نماینده با توجه به مجموع تحقیقات بعمل آمده صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه را تنظیم و نقشه بردار و متقاضی و شهود و مجاورین در صورتی که ثبت ملک را خالی از اشکال دید اظهار نامه ثبت ملک را نیز تنظیم و پس از امضاء وسیله خود و مالک یا نماینده قانونی او مراتب را طی گزارشی به مسئول اداره ارائه می نماید.
در صورتجلسه که تحت عنوان صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه تنظیم م شود نمانده بایستی ضمن اشاره به دستور رئیس ثبت مبنی بر عزیمت به محل تاریخ حضور خود و نقشه بردار را در محل و نیز روز معاینه محلی را قید و سپس مشاهدات خود و نحوه مالکیت متقاضی را با معاینه اراده مربوطه به نحوی که ارتباط متقاضی را با کسی که ملک در دفتر توزیع اظهار نامه به نام او معرفی شده مشخص نماید. همچنین حدود و مشخصات و طول ابعاد و مساحت ملک را که وسیله نقشه بردار تعیین می شود در صورت جلسه قید نموده و نظر نهایی خود را در خصوص بلا اشکال بودن ثبت ملک بطور صریح مرقوم دارد.
همچنین در هنگام تعیین شماره برای ملک مورد تقاضا در صورتی که مجاورین آن فاقد شماره باشند برای آنها نیز بایستی شماره تعیین و در تعریف حدود و مشخصات ملک مورد تقاضا شمارات مجاورین نیز بایستی مشخص شده باشد.
در اظهار نامه ثبت ملک که نماینده آنرا همراه با صورت جلسه معاینه محل و احراز تصرف مالکانه تنظیم می نمایند بایستی مشخصات کامل مالک یا مالکین بر اساس مندرجات شناسنامه آنها قید شود و از استناد به مشخصات مندرج در سایر اوراق و مدارک متقاضی از قبیل گواهینامه رانندگی و امثالهم جداً اجتناب شود.
همچنین سایر ستونهای اظهار نامه بایستی بطور دقیق و با خط خوانا تکمیل و پس از امضاء نماینده و متقاضی همراه با صورت جلسه احراز تصرف طی گزارشی به رئیس ثبت ارائه گردد.
لازم به ذکر است که کل قیمت ملک مورد تقاضا بر اساس قیمت منطقه ای توسط نقشه بردار تعیین و در ستون مربوط در اظهار نامه قید می شود.
رئیس ثبت پس از ملاحظه گزارش نماینده و نقشه بردار و بررسی صورت جلسه معاینه محلی و احراز تصرف مالکانه و تطبیق مندرجات آن با مدارک ابرازی متقاضی در صورتی که تحقیقات انجام شده و صورت جلسه تنظیمی را کافی تشخیص دهد پس از کنترل مندرجات اظهار نامه با صورت جلسه معاینه محلی آن را امضاء و سپس اظهار نامه را در دفتر کد 304 (دفتر ثبت اظهار نامه) ثبت و شماره ردیف دفتر را روی اظهار نامه قید و سوابق را جهت اظهار نامه در دفتر اندیکاتور و اخذ حقوق دولتی متعلقه و پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار به ترتیب به دفتر و حسابداری ارجاع می نماید.
پس از ثبت اظهارنامه در دفتر اندیکاتور پرونده جهت محاسبه حق الثبت و مقدماتی متعلقه به حسابداری ارسال می شود و در آنجا متصدی حسابداری پس از محاسبه حقوق دولتی متعلقه بر مبنای بهای کل ملک به نرخ منطقه ای قبض لازم را صادر و جهت واریز به حساب مربوطه نزد بانک ملی به متقاضی تسلیم و نیز فوق العاده نماینده و نقشه بردار را حسب دستور مسئول اداره پرداخت می نماید.
متقاضی پس از واریز حقوق دولتی متعلقه در بانک نسخ لازم را به ثبت اعاده تا ضمیمه پرونده گردد.
متصدی حسابداری پس از ضمیمه نمودن قبض پرداخت حقوق دولتی به پرونده شماره قبض و میزان حق الثبت و مقدماتی را به تفکیکی در اظهار نامه قید و پرونده را جهت اقدامات بعدی به بایگانی ارسال می دارد.
متصدی بایگانی مراتب ثبت ملک را در مقابل شماره ملک مورد ثبت در دفتر توزیع اظهارنامه قید و پس از ثبت در دفتر آمار پرونده را در ردیف سایر پرونده هایی که بایستی آگهی نوبتی نسبت به آنها تهیه و منتشر شود قرار داده و وقت مراجعه بعدی متقاضی را که معمولا پایان انقضاء زمان واخواهی آگهی نوبتی ملک است به متقاضی اعلام می دارد.
تذکر 2: در انجام هر یک از مراحل قبول ثبت چنانچه قانوناً نیاز به استعلام از مراجع ذیصلاح ملاحظه شد بایستی انجام شود، بدیهی است که استعلام های بی مورد و بدون مجوز که موجب ایجاد وقفه در انجام کار متقاضی شود خلاف مقررات بوده و بایستی از آن اجتناب شود.

روش تهیه و انتشار آگهی های نوبتی 

 پس از ثبت ملک و وصول حقوق دولتی متعلقه آن به شرحی که قبلاً توضیح داده شد، بر اساس ماده 59 آئین نامه قانون ثبت کلیه املاکی که در هر سه ماه به ثبت می رسند بایستی به ترتیب مقرر در آئین نامه در دو نوبت به فاصله 30 روز با ذکر شماره پلاک و مشخصات مالک و نوع ملک و محل وقوع آن در یکی از روزنامه های محلی یا کثیرالانتشار که از طریق وزارت ارشاد اسلامی تعیین می شوند آگهی گردند تا 90 روز از تاریخ اولین انتشار به ثبت محل کتباً اعلام و رسید دریافت دارند.

در آگهی نوبتی که هر سه ماه یکبار تهیه و منتشر می شود باید مشخصات و نکات زیر منظور گردد:

شماره پلاک و مشخصات مالک و نوع ملک و محل وقوع املاکی که اظهار نامه آنها در سه ماهه مربوطه قبل تنظیم و جهت انتشار آگهی در ردیف منظور گردیده اند.
املاکی که قبلاً اظهار نامه آنها تنظیم ولی اشتباهاً در موعد مقرر آگهی نشده اند.
املاکی که آگهی نوبتی آنها در وقت مقرر منتشر و لا کن بواسطه اشتباه مؤثری که در انتشار آنها رخ داده و به موجب آراء هیئت نظارت یا دستور اداری مستند به اختیارات تفویضی هیئت نظارت موضوع بندهای 385-386-387 مجموعه بخشنامه های ثبتی تا اول مهر 65 منجر به تجدیدآگهی شده اند.در تهیه پیش نویس آگهی نوبتی که وسیله مسئول بایگانی انجام می شود بایستی نهایت دقت لازم معمول می گردد تا اشتباهی واقع نشود و در مقدمه آن نام شهرستان مربوطه قید سپس مشخصات و شماره پلاکهای ثبتی املاک هر بخشی که در سه ماهه مربوطه قبل ثبت شده اند بترتیب از کوچک به بزرگ با ذکر مشخصات مالک یا مالکین آن قید آنگاه مشخصات ملک و مالک یا مالکین املاک موضوع بند 2 و بدنبال آن مشخصات ملک و مالک یا مالکین املاک موضوع بند 3 که در اجرای دستور هیئت نظارت یا دستور اداری مستند به اختیارات تفویضی منجر به تجدید آگهی شده اند قید می شود.
سپس در پایان آگهی زمان قبول اعتراض نسبت به املاک ردیف 1و2 که 90 روز و املاک ردیف 3 که 30 روز بعد از تاریخ اولین انتشار است ذکر می گردد و نیز مدلول مواد16 و17و 20 قانون ثبت در پایان آگهی درج و تاریخ انتشار نوبت اول و دوم نیز برابر قانون تعیین و قید می شود.مسئول بایگانی پس از تهیه آگهی نوبتی که تایپ شده آن را نزد رئیس اداره ارسال و او پس از بررسی وئ کنترل امضاء و سپس آگهی را طی نامه ای جهت درج در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار یا محلی و نیز چاپ نسخ پشت سفید به اداره ارشاد اسلامی محل ارسال می دارد.

پس از وصول اگهی درج شده در روزنامه و نسخ پشت سفید مسئول بایگانی آنرا با پیش نویس آگهی تطبیق و در صورتیکه اشتباهی وارد نشده باشد عین متن عبارت آگهی نوبتی و شماره روزانه و تاریخ انتشار و نام روزنامه ناشر را در اظهار نامه های مربوطه قید و مراتب صحت و سقم انتشار آگهی را گواهی می نماید.

بدیهی است پس از تطبیق چنانچه پلاکی از قلم افتاده یا در چاپ آن اشتباهی واقع شده باشد مسئول بایگانی موظف است مراتب را به رئیس اداره گزارش و او حسب مورد و برابر مقررات دستور مقتضی را صادر خواهند نمود سپس تعداد کافی از نسخ پشت سفید جهت الصاق در معابر عمومی به مامور ابلاغ تسلیم و او پس از الصاق مراتب را کتباً به اداره اعلام و رئیس ثبت پس از حصول اطمینان از الصاق آگهی ها دستور ثبت گزارش مامور را در دفتر اندیکاتور صادر و پس از ثبت جهت ضمیمه شدن به سابقه به بایگانی ارسال می شود و نیز یک نسخه از آگهی نوبتی برای ادارات ذیربط ارسال می شود و نسخه ای از آن جهت مجلد نمودن با سایر آگهی ها منظور و در نهایت آگهی در دفتر ثبت آگهی های نوبتی ثبت می گردد.

روش رسیدگی به اعتراض آگهی های موضوع ماده 16 ق.ث

 بعد از انتشار آگهی نوبتی نسبت به املاکی که بشرح قبل از آنها قبول ثبت به عمل آمده به موجب ماده 16 قانون ثبت هرکس می تواند اعتراضی نسبت به ثبت ملک مورد نظر داشته باشد ظرف 90 روز از تاریخ نشر اولین آگهی نوبتی مراتب را کتباً به ثبت محل مر بوطه اعلام و رسید در یافت نماید.

البته ممکن است افرادی بعد از تنظیم اظهار نامه و قبل از انتشار آگهی نوبتی یا بعد از انقضاء مهلت مقررنیزنسبت به ثبت ملکی اعتراض نمایند که طریقه رسیدگی به هر یک از آنها بشرح زیر می باشد:

چنانچه اعتراض بعد از تنظیم اظهارنامه و قبل از انتشار آگهی نوبتی وسیله معترض به ثبت محل تسلیم شود رئیس ثبت پس از دستور ثبت آن در دفتر اندیکاتور آن را جهت رسیدگی و اقدام به بایگانی ارجاع می نماید مسئول بایگانی پس از ضمیمه نمودن اعتراض به پرونده و ملاحظه چگونگی جریان امر مراتب را طی نامه ای به معترض اعلام می دارد که چون هنوز آگهی نوبتی نسبت به ملک مورد نظر منتشر نشده، لذا اعتراض در این زمان مسموع نبوده و قابل رسیدگی نیست و تاکید می نماید معترض بایستی اعتراض خود را ظرف مدت 90 روز از تاریخ اولین نشر آگهی به ثبت محل تسلیم دارد(موضوع ماده 87 آئین نامه قانون) نامه پس از امضاء رئیس ثبت و درج شماره بر آن توسط متصدی دفتر اندیکاتور به آدرس معترض ارسال می شود.
چناچه اعتراض ظرف 90 روز از تاریخ نشر اولین آگهی نوبتی واصل شود رئیس اداره ابتدا دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور می دهد و پس از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت اقدامات بعدی به شعبه بایگانی ارسال می شود.
مسئول بایگانی پرونده مربوطه را استخراج و بعد از ملاحظه آن در صورتیکه تشخیص داد اعتراض ظرف مهلت مقرر واصل شده یک نسخه فتوکپی از آن تهیه و در پرونده پبتی مربوطه ضبط و سپس قبض رسید اعتراض را که حاوی مشخصات کامل معترض آدرس دقیق او می باشد بنحوی که تاریخ وصول اعتراض با تمام حروف در ان درج شده باشد را صادر و همراه با اصل اعتراض طی نامه ای جهت رسیدگی به دادگاه صالحه محل (در حال حاضر دادگاه حقوقی) ارسال و یک نسخه از قبض رسید را به معترض تسلیم یا به آدرس او ارسال می دارد و اظهار نامه ملک و پوشه پرونده را به مهر اعتراض دارد ممهور می نماید(مواد90-91-92 آئین نامه قانون ثبت) پس نامه تهیه شده وسیله مسئول بایگانی پس از امضاء رئیس اداره همراه با اصل اعتراض و قبض رسید مر بوطه پس از درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به دادگاه صالحه محل جهت رسیدگی ارسال می شود .

چناچه اعتراض بعد از انتشار آگهی نوبتی و انقضاء زمان واخواهی مقرر در قانون به اداره ثبت واصل شود رئیس ثبت دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور صادر و جهت رسیدگی به بایگانی ارجاع می نماید اعتراض بعد از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت اقدام به بایگانی ارسال می شود مسئول بایگانی پرونده مر بوطه را استخراج و با ملاحظه محتویات پرونده و تاریخ انتشار اولین آکهی در صورتیکه وصول اعتراض بعد از انقضاء مهلت مقرر در قانون تشخیص داده شود مراتب را به رئیس ثبت گزارش می نماید مسئول اداره با ملاحظه گزارش مسئول بایگانی و حصول اطمینان از صحت گزارش مبنی بر وصول اعتراض خارج از مهلت دستور رسیدگی به آن را در نشست اداری با حضور رئیس داگاه محل صادر می نماید.
سپس در اجرای قسمت اخیر ماده16 قانون ثبت از رئیس دادگاه محل کتباً دعوت می شود تا در نشست اداری که در ثبت محل تشکیل می شود حضور یافته و به موضوع اعتراض رسیدگی نمایند.

پس از تشکیل جلسه که با حضور رئیس ثبت و رئیس دادگاه محل در وقت مقرر انجام می شود پرونده ثبتی مربوطه و اعتراض واصله مطرح و بررسی آنگاه رای مقتضی صادر و مراتب در پایان صورت جلسه و انشاء رای به عمل آمده و به امضاء اعضای شرکت کننده در جلسه رسیده و سپس پرونده جهت ادامه عملیات ثبتی به بایگانی ارسال می شود، رای صادره در این مورد قطعی است.

روش تهیه و انتشار آگهی تحدید عمومی

بعد از انتشار اولین آگهی نوبتی املاکی که به عنوان مجهول المالک به شرح قبل از آنها قبول ثبت به عمل آمده انتشار آگهی تحدید حدود عمومی امکانپذیر می باشد(ماده66 آئین نامه قانون ثبت) ودر تهیه پیش نویس آگهی تحدید عمومی رعایت نکات زیر ضروری است:

پیش نویس آگهی تحدید حدود عمومی هر بخش به ترتیب شماره املاک تهیه و برای هر یک یا چند پلاک با توجه به موقعیت و مساحت آنها روز یا روزهائی برای تحدید حدود تعیین می شود، بدین معنی که ممکن است برای یک پلاک با توجه به مساحت و موقعیت آن چند روز جهت تحدید حدود منظور و یا برای چند پلاک یک روز برای تحدید اختصاص داده شود(موضوع مواد61 و62 آئین نامه قانون ثبت) و تاریخ روز تحدید و ساعت مقرر برای شروع عملیات تحدیدی باید ذیل شماره پلاکهای مربوطه قید شود.

در پیش نویس آگهی تحدید عمومی باید دقت شود که فاصله بین روز انتشار آگهی تحدیدی و روز تحدید حدود کمتر از 20 روز و بیشتر از 60 روز نباشد (ماده 67 آئین نامه قانون ثبت) و در ذیل آگهی تذکر داده می شود مجاوری که نسبت به حدود یا حقوق ارتفاقی ملک مورد تحدید حقی برای خود قائل است می تواند ظرف مدت 30 روز از تاریخ تحدید به وسیله اداره ثبت به مرجع صلاحیت دار عرض حال دهد(ماده20 قانون ثبت).

مسئول بایگانی پس از تهیه پیش نویس آگهی تحدید عمومی آن را نزد رئیس ثبت ارسال و او پس از بررسی و کنترل آن را امضاء می نماید پیش نویس آگهی تحدید حدود پس از تایپ به امضاء مسئول اداره رسیده و همراه با نامه ای که آن نیز وسیله مسئول اداره امضاء می شود و پس از درج شماره بر آنها وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت چاپ در یکی از روزنامه های محلی یا کثیرالانتشار به اداره ارشاد اسلامی محل ارسال می گردد.

پس از وصول روزنامه حاوی آگهی درج شده در آن مسئول بایگانی آن را با پیش نویس تطبیق و در صورتیکه اشتباهی وارد نشده باشد مراتب صحت و سقم آن را گواهی می نماید.

سپس نسخه ای از آگهی را برای ادارات ذیربط ارسال و نسخه دیگری از آن جهت مجلد نمودن با سایر آگهی های موجود منظور می نماید آنگاه بایگان مربوطه متن عبارت آگهی و شماره و تاریخ و نام روزنامه ناشر را بر روی هر یک از اظهار نامه ها قید و صحت آن را گواهی می نماید،و نیز تعدادی از آگهی ها جهت الصاق در محل وقوع ملک م اماکن عمومی به مامور ابلاغ تسلیم می شود که او نیز پس از الصاق آنها در معابر و اماکن عمومی مراتب را به رئیس اداره گزارش و مسئول ثبت پس از حصول اطمینان از الصاق آگهی ها ضمن دستور ثبت گزارش مامور ابلاغ در دفتر اندیکاتور آن را جهت ضبط در سابقه به بایگانی ارجاع می نماید. گزارش مامور پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی ارسال و در سابقه ضبط می شود. در خاتمه آگهی ها در دفتر ثبت آگهی ها در دفتر ثبت آگهی های تحدیدی ثبت می شود.

روش تحدید حدودعمومی

 هدف از تحدید عمومی تشخیص و تعیین حد فاصل ملک مورد تحدید نسبت به املاکی است که با آن املاک همسایگی دارد عمل تحدید حدود به عهده نماینده و نقشه بردار است که با راهنمایی متقاضی ثبت و یا قائم مقام او با در نظر گرفتن حدودی که در اظهارنامه ذکر شده و با توجه به میزان مورد تصرف وی صورت می گیرد و روش انجام آن بدین شرح است:

پس از انتشار آگهی تحدیدی و قبل از فرا رسیدن موعد تحدید رئیس اداره نماینده و نقشه برداری را جهت انجام عملیات تحدید حدود تعیین و دستور می دهد ابلاغ لازم برای انها صادر شود.

امور اداری ابلاغ لازم را صادر و پس امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن به ضمیمه یک نسخه از آگهی تحدید آن را به نماینده ونقشه بردار تسلیم می دارد، بدیهی است چنانچه قطعاتی از املاک مورد تحدید خارج از شعاع30 کیلومتر باشد پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار و هزینه سفر آنها در تحدید عمومی به عهده ثبت محل می باشد که بایستی از اعتبار مربوطه پرداخت گردد.

نماینده قبل از شروع عملیات تحدید پرونده های مندرج در آگهی تحدیدی را از بایگانی تحویل گرفته و رسید آنها را به بایگانی تسلیم می دارد.

با شروع زمان عملیات تحدید نماینده به اتفاق نقشه بردار همه روزه نسبت به تحدید حدود املاک مندرج در آگهی به ترتیب تاریخ ضمن رعایت مواد68 الی75و78 الی81 آئین نامه قانون ثبت اقدام می نمایند ترتیب تحدید حدود بدین نحو است که ابتدا اندازه و متراژ و تعریف حد شمال سپس حد شرق بعد حد جنوب و سپس حد غرب تعیین و مشخص می گردد.

صورت جلسه تحدید حدود املاک مورد تحدید همه روزه بایستی با خطی خوانا وبدون قلم خوردگی و صحیح تنظیم و به امضاء مالک و مجاورینی که حضور دارند برسد نماینده و نقشه بردار نیز خود آن را امضاء بنمایند.

نقشه بردار علاوه بر ترسیم نقشه ملک و تعیین مساحت آن موظف است کل ملک را بر مبنای قیمت منطقه ای ارزیابی و برگ ارزیابی را نیز تنظیم و به امضاء مالک رسانیده و خود نیز آن را امضاء نموده تا همراه با نقشه ملک و صورتجلسه تحدید ضمینه پرونده گردد.

پس از انجام عملیات تحدید نماینده مجدد موظف است مورد تحدید را با مجاورین تطیبق و پیش نویس سند مالکیت هر پلاک را بطور جداگانه تهیه و ضمیمه پرونده نماید.

در پیش نویس سند مالکیت که وسیله نماینده تهیه می شود علاوه بر قید مشخصات کامل املاک و شماره پلاک و محل وقوع ملک و حدود و مشخصات آن جریان کامل پرونده بایستی در قسمت مربوطه از ابتدا تا عملیات تحدید ذکر و نماینده نظر نهائی خود را در خصوص صدور سند مالکیت اعلام و آن راپس از اتمام تنظیم پیش نویس اسناد مالکیت نماینده گزارش ختم عملیات تحدید را به رئیس ثبت ارائه و او نیز دستور ثبت صورت جلسات تحدیدی در دفتر اندیکاتور صادر می نماید. پس از ثبت صورت جلسات تحدیدی در دفتر اندیکاتور پرونده ها به ضمیمه صورت جلسه تحدید و برگ ارزیابی و نقشه ملک و پیش نویس سند مالکیت به بایگانی تحویل داده می شوند.

روش تهیه و انتشار آگهی تحدید حدود اختصاصی و نحوه انجام آن

 املاکی که به واسطه عدم حضور مالک یا جهات دیگر در اجرای ماده 14 قانون ثبت(تحدید عمومی) تحدید نشده یا باصطلاح از تحدید خارج شده باشند در صورتیکه به استناد تبصره ذیل ماده15 قانون ثبت نتوان آنها را تحدید نمود در این صورت به در خواست مستدعی ثبت یا قائم مقام قانونی او و هزینه شخصی وی با ذکر علت می توان نسبت به آن ملک تحدید حدود اختصاصی بعمل آورد.

در این حالت متقاضی باید تقاضی خود مبنی بر تحدید اختصاصی را ضمن تقبل و پرداخت هزینه های قانونی آن کتباً به ثبت محل وقوع به ملک را تسلیم دارد.

تقاضای متقاضی حسب دستور مسئول اداره پس از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت اقدامات بعدی به بایگانی ارجاع می شود، در بایگانی پرونده از ردیف مربوطه استخراج و پس ازبررسی در صورت امکان تحدید اختصاصی جهت پرداخت هزینه های قانونی به حسابداری ارسال می شود.

در حسابداری متصدی مربوطه هزینه حق الدرج آگهی و فوق العاده ماموریت نماینده و نقشه بردار را در صورتیکه ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر بوده و بدان فوق العاده ماموریت و هزینه سفر تعلق گیرد محاسبه و فیش مربوطه را صادر و به متقاضی تسلیم می دارد.

متقاضی پس از تودیع وجوه مذکور در حساب سپرده ثبت نزد بانک ملی قبوض مربوطه را در جهت ضمیمه شدن به پرونده به حسابداری اعاده می نماید.

پس از ضمیمه نمودن قبوض مربوط به پرداخت هزینه ها وسیله حسابداری پرونده به بایگانی اعاده و مسئول بایگانی ضمن تهیه پیش نویس آگهی تهدید اختصاصی تاریخ مراجعه متقاضی را که همان روز تحدید است به او اعلام می دارد و متذکر می شود که در تاریخ مذکور در اداره حضور یابد.

سپس پرونده نزد مسئول اداره ارسال می شود و او پس از بررسی پیش نویس آگهی تحدید اختصاصی را امضاء می نماید.

مجدداً آگهی پس از تایپ نزد مسئول اداره اعاده و پس از امضاء او طی نامه ای که آن نیز به امضاء مسئول اداره می رسد و پس از درج شماره بر آنها وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت چاپ در یکی از روزنامه های محلی یا کثیرالانتشار به اداره ارشاد اسلامی محل ارسال می گردد.

پس از وصول آگهی درج شده در روزنامه مسئول بایگانی آن را با پیش نویس مطابقت و در صورتیکه صحیح منتشر شده باشد مراتب را گواهی و یک نسخه از آگهی را جهت ادارات ذیربط ارسال و تعدادی از نسخ آن را جهت الصاق در معابر عمومی به مامور ابلاغ تسلیم می دارد.

مامور ابلاغ نسخ الصاقی را در معابر عمومی الصاق و گزارش کار را به مسئول اداره ارائه و او پس از اطمینان از صحت گزارش دستور ثبت آن را در دفتر اندیکاتور صادر و به بایگانی ارجاع می نماید. گزارش مامور ابلاغ پس از ثبت در دفتر اندیکاتور جهتت ضبط در پرونده به بایگانی ارسال می شود .

در روز تحدید حدود رئیس اداره نماینده و نقشه برداری را جهت انجام عملیات تحدید تعیین و بالاغ لازم را صادر می نماید. سپس نماینده و نقشه بردار در معیت متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت و بنحوی که در تحدید عمومی گفته شد نماینده مبادرت به تهیه صورت جلسه تحدید حدود نموده و نقشه بردار نقشه ملک را ترسیم و برگ ارزیابی را بر مبنای قیمت منطقه ای تنظیم می نماید.

صورت جلسه تحدید به امضاء نماینده و نقشه بردار و مالک و مجاورین در صورتیکه حضور داشته باشند می رسد نقشه را نقشه بردار خود امضاء و برگ ارزیابی را نیز به امضاء مالک می رساند نماینده پس از انجام عملیات تحدید حدود مورد تحدید را با مجاورین تطبیق و پیش نویس سند مالکیت آن را تهیه و در پرونده مربوطه ضبط و مراتب انجام کار را به رئیس اداره گزارش می نماید.

مسئول اداره دستور ثبت صورت جلسه تحدید را در دفتر اندیکاتور صادر نموده و پرونده پس از ثبت صورتجلسه تحدید در دفتر اندیکاتور جهت ثبت تا انقضاء زمان واخواهی و مراجعه بعدی مالک به بایگانی ارسال می شود.

در خاتمه فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار در صورت تعلق از محل سپرده متقاضی وسیله حسابداری پرداخت می شود.

روش صدور سند مالکیت املاک جاری (موضوع ماده 21 ق.ث)

 املاک جاری به املاکی اطلاق می شود که سابقه ثبت در دفتر املاک را نداشته باشند بدیهی است صدور سند مالکیت نسبت به املاک جاری وقتی امکانپذیر است که تحدید حدود آنها به عمل آمده و زمان وا خواهی نسبت به اصل و تحدید بلامعارض سپری شده باشد.

صدور سند مالکیت نسبت به املاک جاری تابع تشریفات خاصی است که مراحل رسیدگی آن ذیلاً شرح داده می شود:

همانگونه که در مبحث تحدید حدود عمومی و اختصاصی توضیح داده شد پس از انجام عملیات تحدید نماینده مجدد پیش نویس سند مالکیت را تهیه و ضبط پرونده می نماید و پس از ثبت صورت جلسه تحدید در دفتر اندیکاتور پرونده جهت انقضاء زمان واخواهی تحدید(30 روز از تاریخ تحدید) و مراجعه بعدی به بایگانی راسال می شود.

پس از انقضاء زمان واخواهی متقاضی بایستی تقاضای خود مبنی بر صدور سند مالکیت را کتباً به ثبت محل تسلیم دارد.

مسئول اداره ضمن دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور آن را جهت رسیدگی و اقدام لازم به نماینده ارجاع می نماید.

تقاضا پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی فرستاده می شود تا به پرونده مربوطه ضمیمه و نزد نماینده ارسال گردد.بایگانی پرونده را همراه با تقاضا نزد نماینده ثبت ارسال و او پرونده را بررسی در صورتیکه نقل و انتقالی نسبت به آن ملک انجام شده باشد مراتب را در ستون مربوطه در پیش نویس سند مالکیت قید سپس پرونده را جهت گواهی های لازم به بایگانی ارسال می دارد.

مسئول بایگانی یا بایگان مربوطه موظف است ضمن قید عبارات آگهی های نوبتی و تحدیدی و شماره و تاریخ و نام روزنامه های ناشر در پیش نویس سند مالکیت صحت انتشار آنها را گواهی و مراتب عدم وجود اوراق خارجی ضمیمه نشده و عدم وصول واخواهی نسبت به اصل و تحدید حدود را نیز گواهی نموده و پرونده را نزد نماینده مربوطه ارسال دارد .

نماینده ثبت پس از ملاحظه اقدامات انجام شده پرونده را جهت گواهی عدم بازداشت و بند(ز) به دفتر بازداشتی ارسال و متصدی دفتر مذکور ضمن بررسی پرونده در صورتیکه ملک در بازداشت یا وثیقه نباشد مراتب را در ستون مربوطه گواهی می نماید.

بعداز انجام تشریفات فوق پرونده جهت بررسی و رسیدگی نزد مسئول اداره ارسال میگردد.مسئول اداره پرونده را به دقت واز هر جهت بررسی نموده و چنانچه اقدامات انجام شده را کافی تشخیص دهد دستور ثبت ملک در دفتر املاک را با توضیح بر وصول حقوق دولتی ضمن امضاء پیش نویس سند مالکیت صادر مینماید.

در این مرحله پرونده جهت محاسبه حقوق دولتی متعلقه بر مبنای برگ ارزیابی موجود در پرونده و وصول بهاء دفترچه سند مالکیت به حسابداری ارسال می شود.

تذکر1:اعتبار برگ ارزیابی یکسال از تاریخ تنظیم است لذا چنانچه در زمان محاسبه بقایایی ثبتی مدت اعتبار برگ ارزیابی منقضی یا ملک قبلاً ارزیابی نشده باشد حسب دستور مسئول اداره مجدداً بایستی از ملک بازدید و نسبت به آن ارزیابی به عمل آید.

متصدی حسابداری با بررسی پرونده و احتساب حقوق دولتی وصولی متعلقه به ملک را با توجه به برگ ارزیابی تعیین و بهاء دفترچه سند مالکیت را نیز منظور و قبض لازم را صادر و جهت پرداخت متقاضی تسلیم می دارد.

متقاضی وجه مندرج در قبض را در بانک ملی که حساب ثبت در آن مفتوح است واریز و نسخ مربوطه به ثبت رابه حسابداری اعاده میدهد.

آنگاه متصدی حسابداری نسخه مخصوص پرونده را ضمیمه و یک جلد سند مالکیت به آن اختصاص و مراتب وصول حقوق دولتی و عدم بدهی ملک را در ستون مربوطه در پیش نویس سند مالکیت قید و گواهی پرونده را جهت اقدام بعدی به دفتر املاک ارسال می دارد.

در دفتر املاک پرونده به یکی از متصدیان ارجاع و او پیش نویس سند مالکیت را در ثبت و سند جاری دفاتر مرکز و محل به طریقی که معمول است ثبت و سپس سند مالکیت آن را تحریر و مراتب ثبت و شماره ثبت و صفحه و شماره مسلسل سند مالکیت را در پیش نویس سند مالکیت قید می نماید.

تذکر2:ثبت دفتر املاک وتحریر پیش نویس سند مالکیت با خود نویس بایستی انجام شود.

آنگاه دفاتر مر کز و محل پرونده جهت امضاء نزد رئیس اداره ارسال می شود. مسئول اداره پس از بررسی پیش نویس سند مالکیت و ثبت دفاتر املاک و سند مالکیت تحریر شده را امضاء نموده سپس دفاتر به دفتر املاک و پرونده جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی ارسال می شود.

در وقت مراجعه متقاضی سند مالکیت نخ کشی و پلمپ شده و پس از ثبت در دفتر تسلیم اسناد ضمن احراز هویت متقاضی که معمولاً با ملاحظه شناسنامه او انجام می شود در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند و مستخرجه به وی تسلیم می گردد.

آنگاه پرونده در ردیف مربوط به خود ضبط می شود.

روش ثبت و صدور اسناد مالکیت ثبت شده (ماده 22 ق.ث)

 املاک ثبت شده به املاکی اطلاق می شوند که دارای سابقه ثبت در دفتر املاک هستند.

متقاضی باید تقاضای خود مبنی بر صدور سند مالکیت را همراه با مدارک مورد نیاز و مستندات لازم به ثبت محل تسلیم دارد.

تقاضای متقاضی حسب دستور مسئول اداره پس از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت ضمیمه شدن به پرونده به بایگانی و جهت اقدام به دفتر املاک ارسال می شود.

بایگانی پرونده را به ضمیمه تقاضا جهت اقدام به دفتر املاک ارسال و در آنجا وقت مراجعه بعدی جهت دریافت سند مالکیت با توجه به حجم کار تعیین و به متقاضی اعلام می گردد.

متصدی دفتر املاک پرونده را بررسی و پیش نویس سند مالکیت را تهیه و پس از اخذ گواهی از متصدی دفتر بازداشتی مبنی بر عدم بازداشت و بند(ز) پرونده را نزد مسئول مربوطه ارسال و او پرونده را بررسی و پس از امضاء پیش نویس سند مالکیت آن را برای اقدام بعدی به دفتر املاک ارسال می دارد. متصدی دفتر املاک پیش نویس را در دفتر املاک ثبت و سند مالکیت آن را تحریرو جهت امضاء نزدمسئول مربوطه ارسال و او پس از بررسی و کنترل ثبت دفاتر املاک و پیش نویس و سند مالکیت را امضاء و دفاتر را به دفتر املاک و پرونده را به بایگانی می فرستد.

پس از مراجعه متقاضی بایگانی پرونده را برای اخذ بهاء سند به حسابداری ارسال و متصدی حسابداری قبض مربوط به بهاء سند مالکیت را صادر و جهت پرداخت در بانک ملی به متقاضی تسلیم می دارد.

متقاضی بهاء سند مالکیت را در بانک ملی که حساب ثبت در آن مفتوح است واریز و نسخ مربوطه را به ثبت اعاده می دهد.

متصدی حسابداری نسخه مخصوص پرونده ثبتی را ضمیمه و عدم بدهی ملک را گواهی و پرونده را جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی ارسال می دارد.

در بایگانی ابتدا سند نخ کشی و پلمپ شده سپس در دفتر تسلیم اسناد ثبت و یا احراز هویت متقاضی که معمولاً با ملاحظه شناسنامه او تحقق می پذیرد در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند و مستخرجه به او تسلیم می گرددو پرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود.

روش صدور سند مالکیت المثنی

 وقتیکه سند مالکیت از بین برود مثلاً دچار حریق شود و اثری از آن باقی نماند یا گم شود مالک می تواند از اداره ثبت محل وقوع ملک تقاضای صدور سند مالکیت المثنی نماید در این صورت بر طبق تبصره یک ماده 120 آئین نامه قانون ثبت مصوب بهمن 53 بشرح ذیل عمل می شود:

مالک بایستی تقاضای خود را همراه دو برگ فرم استشهادیه تکمیل شده ای که نمونه آن را ازثبت محل در یافت میدارد ضمن اعلام طریق از بین رفتن سند به ثبت محل تسلیم دارد.

تذکر1: فرم استشهاد حداقل باید به امضاء 3 نفر گواه رسیده وهویت و امضاء آنها را کلانتری یا ژاندارمری یا دفاتر اسناد رسمی گواهی نموده باشد مسئول اداره پس از دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور آن را جهت ضمیمه نمودن به پرونده و اقدام به ترتیب به بایگانی و دفتر املاک ارجاع می نماید.

تقاضای متقاضی به همراه ضمائم پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی ارسال و در آن جا پرونده مربوط از ردیف خود خارج وهمراه با تقاضا جهت اقدام به دفتر ارسال می شود.

متصدی دفتر املاک پرونده را بررسی و بخشنامه ای مبنی بر اعلام فقدان سند مالکیت خطاب به دفاتر اسناد رسمی تابعه تهیه می نماید در این بخشنامه ادعای متقاضی مبنی بر چگونگی فقدان سند مالکیت و مشخصات ملک و نام آخرین مالک بایستی قید شود.

بخشنامه پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گردد.

در صورتیکه مالک ادعا کند بهاء ملک او کمتر از حد نصاب لازم برای انتشار آگهی است(در حال حاضر 000/500 ریال) مسئول اداره دستور ارزیابی ملک را صادر می نماید.

بدیهی است چنانچه ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر بوده و فوق العاده ماموریت و هزینه سفر به نقشه بردار ارزیاب تعلق گیرد متقاضی بایستی آن را پرداخت نماید که در این صورت پرونده به حسابداری ارسال و متصدی حسابداری فوق العاده نقشه بردار ارزیاب را وفق مقررات محاسبه و قبض سپرده را صادر و جهت تودیع در بانک به متقاضی تسلیم می دارد و او پس از تودیع در بانک نسخ مربوطه را به ثبت اعاده تا ضمیمه پرونده شود.

سپس نقشه بردار ارزیاب همراه متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت و پس از بازدید از ملک آن را بر مبنای قیمت منطقه ای ارزیابی و در پایان ماموریت گزارش ارزیابی را به مسئول اداره ارائه می نماید.

گزارش ارزیابی حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر اندیکاتور شده سپس در صورتیکه ارزش ملک بیش از 000/500 ریال تعیین شده باشد پرونده جهت محاسبه و اخذ حق الدرج آگهی و نیز پرداخت فوق العاده ماموریت نقشه بردار ارزیاب به حسابداری ارجاع می شود.

متصدی حسابداری هزینه حق الدرج را محاسبه و قبض لازم را صادر و جهت تودیع در بانک به متقاضی تسلیم و او هزینه حق الدرج را در بانک ملی که حساب سپرده ثبت در آن مفتوح است تودیع و نسخ لازم را به حسابداری اعاده می نماید تا ضمیمه پرونده شود، ضمناً فوق العاده ماموریت نقشه بردار ارزیاب نیز حسب دستور مسئول اداره پرداخت می گردد.

سپس پرونده جهت تهیه آگهی فقدان سند مالکیت به دفتر املاک ارسال می گردد.

متصدی دفتر املاک با ملاحظه محتویات پرونده و ثبت دفتر املاک آگهی فقدان سند مالکیت را تهیه می نماید در این آگهی بایستی مشخصات کامل مالک شماره پلاک و محل وقوع ملک و نحوه مفقود شدن سند مالکیت و معاملاتی که در سند مالکیت ثبت شده قید گردد.

آگهی پس از امضاء مسئول اداره ودرج شماره برآن وسیله متصدی دفتراندیکاتور جهت چاپ در یکی از روزنامه ها ی محلی یا کثیرالانتشار به اداره ارشاد اسلامی محل ارسال می شود.

تذکر2: آگهی در دو نوبت به فاصله ای که کمتر از ده روز نباشد بایستی در روزنامه چاپ شود و در آن قید گرددکه پس از انتشار نوبت دوم ظرف ده روز چنانچه کسی اعتراضی نداشته باشد می تواند به ثبت محل اعلام دارد و یا انقضاء مهلت و عدم وصول اعتراض سند المثنی صادر خواهد شد.

پس از ارسال آگهی به اداره ارشاد اسلامی محل پرونده جهت ضبط به بایگانی ارسال و زمان مراجعه بعدی متقاضی تعیین و به او اعلام می گردد.

بعد از وصول روزنامه حاوی آگهی چاپ شده در آن و تطبیق آن با پیش نویس وسیله متصدی دفتر املاک در صورتیکه اشتباهی در چاپ آن واقع نشده باشد مراتب صحت انتشار آگهی گواهی و همراه با پرونده جهت ضبط تا انقضاء زمان اعتراض به بایگانی اعاده می شود.

پس از انقضاء زمان واخواهی و عدم وصول اعتراض و مراجعه متقاضی پرونده وسیله بایگانی به دفتر املاک ارسال می شود متصدی دفتر املاک پرونده را بررسی و پس از گواهی متصدی دفتر بازداشتی مبنی بر عدم بازداشت مسئول مربوطه دستور تحریر سند مالکیت المثنی را صادر می نماید.

آنگاه پرونده جهت پرداخت بهاء دفترچه سند مالکیت به حسابداری ارسال و در آنجا متصدی حسابداری بهاء دفترچه سند را بشرحی که در مباحث قبل به آن اشاره رفت دریافت وپرونده را همراه با نسخه قبض مبنی بر وصول بهاء سند مالکیت به دفتر املاک می فرستد.

سپس متصدی دفتر املاک سند مالکیت المثنی را تحریر و بخشنامه لازم مبنی بر صدور سند املکیت المثنی را خطاب به دفاتر اسناد رسمی تابعه صادر و مراتب را در ستون ملاحظات دفتر املاک وپیش نویس سند مالکیت اولیه قید می نماید.

آنگاه مسئول مربوطه سند مالکیت تحریر شده و بخشنامه و مراتب قید شده در دفتر املاک را امضاء می نماید و بخشنامه پس از درج شماره برْآن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گردد.

در خاتمه پرونده جهت تسلیم سند به بایگانی ارسال و در آنجا ابتدا نخ کشی و پلمپ و پس از ثبت در دفتر تسلیم سند و پیش نویس احراز هویت متقاضی که معمولاً با ملاحظه شناسنامه او تحقق می پذیرد در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند وپیش نویس سند مالکیت اولیه، به او تسلیم و پرونده در ردیف خود ضبط می شود.

روش تعویض اسنادمالکیت غیرقابل استفاده (اعم از سوخته، فرسوده و امثالهم)

 اغلب دیده شده که در اثر بی توجهی مالک یا اتفاقات غیر مترقبه از قبیل آتش سوزی یا سیل اسناد مالک غیر قابل استفاده می شوند در این صورت مالک می تواند با ارائه لاشه سند از اداره ثبت محل وقوع ملک تقاضای سند جدید را بنماید.

مسئول اداره پس از در یافت تقاضای مالک و برسی و ملاحظه لاشه سند در صورتیکه تعویض آنرا ضروری تشخیص دهد دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور صادر و ان را جهت ضمیمه نمودن به پرونده و اقدام به ترتیب به بایگانی و دفتر املاک ارجاع می نماید.

تقاضا پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی ارسال و متصدی بایگانی پرونده را استخراج و به ضمیمه تقاضا و لاشه سند جهت اقدام به دفتر املاک می فرستد.

مسئول مربوطه دردفتر املاک پس از بررسی پرونده وقت مراجعه بعدی جهت در یافت سند را به متقاضی اعلام و سپس دستور تحریر سند مالکیت جدید و ابطال سند مالکیت اولیه را صادر می نماید.

متصدی دفتر املاک پس از اخذ گواهی دفتر بازداشتی مبنی بر عدم بازداشت ملک سند مالکیت جدید را تحریر و سند مالکیت اولیه را ابطال و مراتب را در ثبت دفتر املاک مربوطه اخبار می نماید.

آنگاه مسئول مربوطه سند مالکیت و ثبت دفتر املاک را امضاء و پرونده جهت ضبط تا مراجعه متقاضی به بایگانی فرستاده می شود.

پس از مراجعه متقاضی بایگانی پرونده را جهت در یافت بهاء سند مالکیت به حسابداری ارسال می دارد.متصدی حسابداری قبض مربوطه را صادر و جهت پرداخت به متقاضی تسلیم و او پس از واریز بهاء سند در بانک ملی که حساب ثبت در آن مفتوح است نسخ لازم را به حسابداری ثبت اعاده تا ضمیمه پرونده شود. سپس حسابداری مراتب وصول بهاء سند را گواهی و پرونده را جهت تسلیم سند به بایگانی ارسال می دارد در آْنجا سند مالکیت نخ کشی و پلمپ و سپس در دفتر تسلیم اسناد ثبت و آنگاه ضمن احراز هویت متقاضی که با ملاحظه شناسنامه او تحقق می یا بد در قبال اخذ رسید به او تحویل می شود.

روش تبدیل اسناد مالکیت مشاعی به یک جلد

 چنانچه فردی نسبت به میزان معینی از ملکی دارای اسناد مالکیت مشاعی متعدد باشد یا به عبارت دیگر سهام مشاعی ملکی از طرف مالکین متعدد به یک نفرانتقال یابد خریدار می تواند با مراجعه به اداره ثبت محل وقوع ملک و ارائه اسناد مالکیت مشاعی در خواست صدور سند مالکیت به نام خود را بنماید.

در این صورت متقاضی بایستی تقاضای خود را همراه با اصل اسناد مالکیت مشاعی به ثبت محل تسلیم دارد.

مسئول اداره دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور صادر و آن را به ترتیب برای ضمیمه نمودن به پرونده و اقدام به بایگانی و دفتر املاک ارجاع می نماید و در وقت مراجعه بعدی متقاضی را نیز تعیین و به او اعلام می دارد.

متصدی دفتر اندیکاتور تقاضا را پس از ثبت جهت ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی ارسال و در آنجا پرونده از ردیف خود خارج و همراه با تقاضا و اسناد مشاعی پیوست به دفتر املاک فرستاده می شود.

متصدی دفتر املاک پرونده را بررسی و پس از تطبیق اسناد مشاعی ارائه شده با ثبت دفاتر املاک مربوطه و تعیین میزان مالکیت جدید را تهیه و جهت گواهی عدم بازداشت به دفتر بازداشتی ارسال می دارد.

پس از گواهی دفتر بازداشتی مبنی بر عدم بازداشت مبنی بر عدم بازداشت ملک پرونده املاک پرونده به دفتر املاک اعاده و مسئول مر بوطه آن را بررسی و پیش نویس سند مالکیت را امضاء می نماید.

آنگاه مسئول مربوطه سند مالکیت تحریر شده و ثبت دفتر املاک را امضاء می نماید.

پس از انجام مراحل فوق پرونده تا مراجعه متقاضی جهت ضبط به بایگانی ارسال می شود.

در وقت مراجعه متقاضی بایگانی پرونده را جهت در یافت بهاء سند مالکیت جدید به حسابداری ارسال می دارد.

متصدی حسابداری قبض مر بوطه به پرداخت بهاء سند مالکیت را صادر و جهت واریز در بانک به متقاضی تسلیم میدارد.

متقاضی بهاء سند را در بانک ملی که حساب ثبت در آن مفتوح است واریز و نسخ لازم را به حسابداری اعاده می دهد.

آنگاه حسابداری ضمن گواهی اخذ بهاء سند مالکیت پرونده را جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی ارسال می دارد.

در بایگانی ابتدا سند نخ کشی و پلمپ و سپس در دفتر تسلیم اسناد ثبت و ضمن احراز هویت متقاضی که با ملاحظه شناسنامه او تحقق می پذیرد، در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم اسناد و پیش نویس سند به او تحویل می شود.

روش تجمیع حدود املاکی که دارای سند مالکیت می باشند

 در مواردیکه دو یا چند پلاک بر اثر ساختمان یا دیوار کشی به صورت واحد در آمده یا قطعاتیکه وصل بهم باشند و یا مالک یا مالکان املاک مزبور سهام مشاعی برابر دفتر املاک داشته باشند با تسلیم اسناد مالکیت خویش می توانند از اداره ثبت محل وقوع ملک تقاضای تجمیع املاک خود را بنمایند که نحوه انجام آن به شرح زیراست:

متقاضی بایستی تقاضای خود را همراه با اسناد مالکیت مربوط به ثبت محل تسلیم دارد تقاضای متقاضی حسب دستور مسئول اداره پس از ثبت در دفتر اندیکاتور برای ضمیمه شدن به پرونده و اقدام لازم به ترتیب به بایگانی و یکی از نمایندگان ثبت ارجاع می شود.

تقاضای متقاضی پس از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت ضمیمه شدن به پرونده به بایگانی ارسال و در آنجا پرونده مربوطه از ردیف ود خارج و همراه با تقاضا جهت اقدام لازم نزد نماینده مربوطه ارسال می گردد.

نماینده ثبت پرونده ثبتی و اسناد مالکیت ابرازی متقاضی را از هر جهت بخصوص وثیقه و بازداشت بررسی و چنانچه اشکالی برای تجمیع موجود نباشد نظر خود را طی گزارشی به مسئول اداره تسلیم می دارد. مسئول اداره پرونده را بررسی ضمن اتخاذ تصمیم روز معاینه محل را تعیین و به متقاضی اعلام سپس پرونده را جهت ضبط تا روز مقرر به بایگانی ارسال می دارد، در روز مراجعه متقاضی بایگانی پرونده را نزد مسئول اداره ارسال واو نماینده و نقشه بردار ی را جهت عزیمت به محل و انجام تجمیع تعیین می نماید.

بدیهی است چنانچه املاک مورد تجمیع خارج از شعاع 30 کیلومتر باشد متقاضی موظف است فوق العاده نماینده و نقشه بردار را بشرحی که در مباحث قبل گفته شد به حساب سپرده ثبت نزد بانک ملی مربوطه واریز نماید.

سپس نماینده و نقشه بردار در معیت متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت نموده و پس از استقرار در محل نماینده حدود املاک مورد نظر را با اسناد املکیت و مجاورین تطیبق و نقشه بردار حدود املاک مورد تجمیع را برداشت سپس تماینده صورت جلسه تجمیع را با توجه به نقشه ترسیمی نقشه بردار تنظیم و پس از امضاء خود و نقشه بردار به امضاء مالک یا مالکین مربوطه رسانیده و پیش نویس سند مالکیت جدید را تهیه و مراتب را طی گزارشی به مسئول اداره ارائه و وقت مراجعه بعدی را به متقاضی اعلام میدارد.

تذکر1: در صورت جلسه تجمیعی نماینده بایستی ابتدا حدود املاک مورد تجمیع را به ترتیب نوشته سپس حدود جدید و مساحت جدید ملک را در آن قید نماید.

مسئول اداره پس از ملاحظه گزارش نماینده و بررسی صورت جلسه تجمیعی و تطبیق حدود جدید با نقشه ترسیمی در صورتیکه اقدامات انجام شده را کافی تشخیص دهد ضمن امضاء پیش نویس سند مالکیت جدید دستور ابطال اسناد مالکیت اولیه و تنظیم سند مالکیت جدید را صادر می نماید.

آنگاه پرونده برای گواهی عدم بازداشت به دفتر بازداشتی ارسال و متصدی مربوطه پس از برسی گواهی لازم را انجام و پرونده را به دفتر املاک اعاده می دهد.

متصدی دفتر املاک ضمن ثبت حدود تجمیعی در دفتراملاک و ابطال اسناد مالکیت اولیه سند مالکیت جدید را تحریر نموده و دفتر املاک و پرونده را جهت امضاء نزد مسئول اداره هرسال می دارد.

مسئول اداره پس از بررسی ثبت دفتر املاک و سند مالکیت تحریر شده را امضاء می نماید آنگاه پرونده جهت ضبط تا مراجعه متقاضی به با یگانی ارسال می دارد.

متصدی حسابداری بهاء سند مالکیت را به طریقی که در مباحث قبل بدان اشاره رفت دریافت و پرونده را جهت تسلیم سند به بایگانی می فرستد.

در بایگانی پرونده ابتدا نخ کشی و پلمپ و در دفتر تسلیم اسناد ثبت و با احراز هویت متقاضی که معمولاً با ملاحظه شناسنامه او تحقق می پذیرد در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند و پیش نویس به متقاضی تسلیم می گرددو پرونده در ردیف مربوطه به خود ضبط می شود.

روش افراز املاک

 چنانچه دو یا چند نفر نسبت به ملکی بطور مشاع مالکیت داشته باشند هر یک از آنها می توانند نسبت به افراز سهمی خود از سایر مالکین دیگر اقدام نمایند این عمل را در اصطلاح حقوقی و ثبتی افراز گویند. در افراز حتماً باید تعداد مالکین دو نفر یا بیشتر باشند یا به عبارت دیگر وجود حالت اشاعه در افراز ضروری است.

متقاضی یا متقاضیان باسیتی تقاضای خود مبنی بر افراز را ضمن تعیین مشخصات کامل و آدرس سایر مالکین مشاعی ملک به ثبت محل وقوع ملک تسلیم دارند.

مسئول اداره دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیکاتور صادر و آن را جهت ضمیمه شدن به پرونده و رسیدگی به ترتیب به بایگانی و یکی از نمایندگان ثبت ارجاع می نماید.

تقاضای متقاضی پس از ثبت در دفتر اندیکاتور به بایگانی ارسال متصدی بایگانی پرونده مربوطه را از ردیف خود خارج وهمراه با تقاضا نزد نماینده تعیین شده ارسال می دارد.

نماینده ثبت پرونده و وضعیت ثبتی آن را بررسی و مراتب را طی گزارشی مبنی بر چگونگی جریان ثبتی پرونده و اینکه آیا نسبت به آن سند مالکیت صادر شده یا خیر ضمن اظهار نظر صریح در خصوص امکان یا عدم امکان افراز به اطلاع مسئول اداره می رساند.

مسئول اداره پس از ملاحظه گزارش نماینده و بررسی پرونده تصمیم لازم مبنی بر قبول یا رد درخواست افراز را اتخاذ و در صورت قبول درخواست افراز روز معاینه محل را نیز تعیین و به متقاضی اعلام و پرونده را جهت تهیه اخطار لازم و دعوت از مالکین و شرکاء ملک به نقشه بردار ارجاع می نماید.

تذکر1: در صورتیکه تصمیم مسئول اداره مبنی بر رد درخواست افراز اتخاذ شده مراتب بایستی به متقاضی یا متقاضیان و کلیه شرکاء ابلاغ گردد.

نقشه بردار روز معاینه محل را طی اخطاری به کلیه مالکین مشاعی ابلاغ و از آنها دعوت می نماید که در روز و ساعت تعیین شده در محل وقوع ملک حضور یابند و تاکید می نماید که عدم حضور سایر مالکین مانع از انجام عملیات افراز نخواهد بود.

اخطارهای تهیه شده پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره برآنها وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت ابلاغ به متقاضی و سایر مالکین مشاعی به مامور ابلاغ تسلیم می گرد، بدیهی چنانچه محل وقوع ملک و اقامت مالکین مشاعی و شرکاء در حوزه استحفاضی ژاندارمری باشد اخطارهای دعوت بایستی از طریق ژاندارمری به آنها ابلاغ شود.

مامور ابلاغ یا پاسگاه ژاندارمری اخطارها را به موقع به مالکین مشاعی ابلاغ و ضمن گواهی به ثبت محل تحویل یا ارسال می دارند و مسئول اداره پس از ملاحظه آنها حصول اطمینان از صحت ابلاغ دستور ضبط آنها را در پرونده تا روز معاینه محل صادر می نماید.

در روز معاینه محل نماینده و نقشه بردار مربوطه به اتفاق متقاضی جهت انجام عملیات افراز به محل وقوع ملک عزیمت می نمایند.

تذکر2: چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر باشد و فوق العاده ماموریت وهزینه سفر به نماینده و نقشه بردار تعلق گیرد متقاضی مکلف است بشرحی که در مباحث قبل گفته شد آن را به حساب سپرده ثبت واریز نماید.

پس از حضور در محل و معرفی ملک وسیله متقاضی نماینده حدود آن را با مجاورین ومندرجات پرونده ثبتی تطیبق و نقشه بردار نقشه قطعات مورد افراز با توجه به میزان مالکیت و تصرفات و رعایت حقوق مالکین برداشت و ترسیم نموده و قطعات مفروض را به نرخ منطقه ای ارزیابی سپس مراتب را طی گزارشی همراه با نقشه به مسئول اداره گزارش می نماید.

در صورتی که محل وقوع ملک داخل در محدوده خدمات شهری باشد نقشه افراز حسب دستور مسئول اداره عنداللزوم جهت تایید و اظهار نظر به شهرداری و در صورتی که خارج از محدوده خدمات شهری باشد به مراجع ذیربط ارسال می گردد و پرونده تا برگشت نقشه از شهرداری یا مراجع دیگر جهت ضبط به بایگانی ارسال می شود.

بعد از برگشت نقشه از مراجع یا شده نماینده با توجه به نقشه ترسیمی و بنحوی که در تفکیک معمول است صورت جلسه افراز را تنظیم و هر یک از قطعات افراز شده را در سهم مالک مربوطه قرار داده و پس از امضاء خود و نقشه بردار در صورت امکان به امضاء متقاضی و سایر شرکاء رسانیده و جهت اتخاذ تصمیم نزد مسئول اداره ارسال می دارد.

در صورت جلسه افراز بایستی ابتدا حدود کل ملک و سپس حدود قطعات افراز شده به ترتیب و با تعیین شماره وبا ذکر طول ابعاد و مساحت نوشته شده و هر قطعه در سهم فرد مورد نظر قرار داده شود.آنگاه مسئول ادار ه ضمن بررسی کامل و تطبیق حدود و مشخصات قطعات مفروض مندرج در صورت جلسه و نقشه افراز و سایر مکاتبات انجام شده در صورتیکه اقدامات معموله را کافی تشخیص دهد تصمیم خود مبنی بر افراز ملک را بنحویکه انجام شده ذیل صورت جلسه مرقوم می دارد.

سپس تصمیم مسئول اداره همراه با یک نسخه فتوکپی از نقشه و صورت جلسهافراز طی اخطاری به کلیه مالکین مشاعی ابلاغ می شود تا چنانچه به تصمیم مذکور و نحوه افراز اعتراضی دارند مراتب را ظرف ده روز از تاریخ روئیت اخطار کتباًبه دادگاه صالحه محل وقوع ملک تسلیم دارند.

اخطار مذکور پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیکاتور جهت ابلاغ به مالکین مشاعی به مامور ابلاغ یا حسب مورد ژاندارمری تسلیم و ارسال و پرونده تا برگشت اخطارهای ابلاغ شده جهت ضبط به بایگانی اعاده می شود.

پس از بازگشت اخطارها و انقضاء زمان اعتراض متقاضی یا متقاضیان می تواند با ارائه گواهی لازم از مراجع قضائی صالحه مبنی بر عدم تقدیم اعتراض در مهلت مقرر تقاضای صدور سند مالکیت سهمی خود به طور مفروض را از اداره ثبت بنمایند.

مسئول اداره دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیکاتور را صادر و آن را جهت ضمیمه شدن به پرونده و اقدام به ترتیب به بایگانی و یکی از نمایندگان ثبت ارجاع می نماید.

بایگانی پرونده مربوطه را ضمیمه تقاضا نموده و جهت اقدام نزد نماینده ثبت ارسال میدارد.سپس نماینده با توجه به صورت جلسه افراز پیش نویس سند مالکیت قطعه یا قطعات مفروض مورد نظر را تهیه و پرونده را جهت گواهی عدم بازداشت به دفتر بازداشتی می فرستد.متصدی دفتر بازداشتی پس از کواهی عد بازداشت ان را اعاده و سپس پرونده جهت وصول هزینه افراز وسایر حقوق دولتی متعلقه نسبت به سهم متقاضی یا متقاضیان و بهاء دفترچه سند مالکیت به حسابداری فرستاده می شود.

متصدی حسابداری هزینه افراز را با توجه به برگ ارزیابی تنظیم شده وسیله نقشه بردار و نیز سایر حقوق ثبتی متعلقه را محاسبه و بهاءدفترچه سند مالکیت را منظور و فیش لازم را صادر و جهت پرداخت به متقاضی تسلیم می دارد.

متقاضی پس از واریز وجوه مندرج در فیش نزد بانک ملی که حساب ثبت در آن مفتوح است نسخ لازم را جهت ضمیمه شدن به پرونده به حسابداری اعاده می دهد.

متصدی حسابداری پس از ضمیمه نمودن قبض مربوطه و گواهی وصول حقوق دولتی و هزینه افراز پرونده را جهت اقدامات بعدی به دفتر املاک ارسال میدارد.

متصدی دفتر املاک صورت جلسه افراز و پیش نویس سند مالکیت را ثبت دفتر املاک نموده و سند مالکیت اولیه متقاضی یا متقاضیان را ابطال و سند جدید را تحریر و مراتب ابطال اسناد مالکیت مشاعی را طی بخشنامه ای به دفاتر اسناد رسمی تابعه ابلاغ می نماید.

مسئول اداره پس از بررسی اقدامات انجام شده ثبت دفتر املاک و سند مالکیت تحریر شده و بخشنامه تنظیمی را امضاء می نماید.

بخشنامه پس از درج شماره بر آن وسیله دفتر اندیکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گردد و پرونده جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی فرستاده می شود.

در بایگانی ابتدا سند نخ کشی و پلمپ سپس در دفتر تسلیم اسناد ثبت آنگاه پس از احراز هویت متقاضی یا متقاضیان به نحوی که در مباحث قبل توضیح داده شد در قبال اخذ رسید به آنان تسلیم و پرونده در ردیف خود ضبط می شود.

تذکر3: چنانچه متقاضی یا متقاضیان نتوانند آدرس محل سکونت سایر شرکاء را تعین و اعلام نمایند ابلاغ هر گونه اخطار به آنها برابر مقررات آئین نامه اجرای اسناد رسمی لازم الاجرا و از طریق درج در روزنامه انجام پذیر خواهد بود.

روش تفکیک املاک

 اصطلاح تفکیک در حقوق جدیدجدید ایران پدید آمده و به مفهوم افراز و تقسیم نزدیک است. لکن با آنها فرق دارد زیرا همانگونه که در مبحث قبل گفته شده در افزار باید حالت اشاعه وجود داشته باشد ولی در تفکیک وجود حالت اشاعه ضرورت ندارد به عبارت ساده تر در افراز تعداد مالکین مشاعی باید از 2 نفر بیشتر باشند ولی در تفکیک حتی یک نفرهم که مالک شش دانگ ملکی باشد می توان آنرا به قطعات متعددی که قانوناً مقدور باشد تفکیک نماید که روش انجام انجام عمل تفکیک به شرح زیر بیان می شود :

متقاضی باید با مراجعه به دفترخانه اسناد رسمی و اخذ تقاضای تفکیک آن را به ضمیمه نقشه تفکیک ملک که خود موظف به تهیه آن می باشد به ثبت محل تسلیم دارد.

تقاضا پس از ثبت در دفتر اندیکاتور جهت ضمیمه شدن به پرونده و اقدام لازم به ترتیب به شعبه بایگانی و یکی از نمایندگان ارجاع می گردد.

نماینده پس از ملاحظه تقاضا و بررسی پرونده ثبتی نقشه ارائه شده وسیله متقاضی را طی نامه ای جهت تائید و موافقت با تفکیک به شهرداری محل ارسال می دارد.

نامه تخیه شده پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسیله دفتر اندیکاتور به ضمیمه نقشه به شهرداری ارسال و پرونده تا وصول پاسخ شهرداری به بایگانی جهت ضبط اعاده می گردد.

تذکر 1: چنانچه ظرف دو ماه از تا ریخ ارسال نقشه به شهرداری پاسخی از ناحیه آن مرجع واصل نشود حسب مراجعه و تقاضای متقاضی اداره ثبت می تواند راساً مبادرت به تفکیک نماید.

پس از وصول پاسخ شهرداری منضم به نقشه تائید شده و ثبت آن در فتر اندیکاتور حسب دستور مسئول اداره تاریخ مراجعه بعدی متقاضی برای عزیمت به محل و انجام عملیات تفکیک تعیین و به او ابلاغ و پرونده جهت ضبط تا روز مذکور به بایگانی ارسال می شود.

در روز مقرر و با مراجعه متقاضی بایگانی پرونده را نزد مسئول اداره ارسال و او نماینده و نقشه بردار را جهت عزیمت به محل و انجام عمل تفکیک تعیین می نماید.

بدیهی است چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کیلومتر بوده و به نماینده و نقشه بردار فوق العاده ماموریت و هزینه سفر تعلق گیرد متقاضی موظف است آن را بشرحیکه در مباحث قبل توضیح داده شد در حساب سپرده نزد بانک ملی واریز نماید.

آنگاه نماینده و نقشه بردار در معیت متقاضی به محل وقوع ملک عزیمت و پس از استقرار در محل و معرفی ملک وسیله متقاضی نماینده حدود آن را با مجاورین و سوابق ثبتی تطبیق و در صورتیکه قطعات تفکیکی داخل در محدوده ملک باشند و اختلافی با مجاورین ملاحظه نگردد نقشه بردار نفشه تفکیکی را با توجه به نقشه تائید شده شهرداری ترسیم و قطعات تفکیکی را به نرخ منطقه ای ارزیابی و نماینده صورت جلسه تفکیکی را تهیه مراتب را طی گزارشی به اطلاع مسئول اداره می رسانند.

در صورت جلسه تفکیکی با تعیین ابتدا بایستی جریان ملک و سپس حدود و مشخصات کل ملک آنگاه حدود و مشخصات قطعات تفکیکی با تعیین شماره و با ذکر طول ابعاد و مساحت به ترتیب نوشته شود و نماینده و نقشه بردار و متقاضی آن را امضاء نمایند.

مسئول اداره پس از بررسی صورت جلسه تفکیکی و تطبیق قطعات تفکیک شده با نقشه ترسیمی در صورتیکه اقدامات انجام شده را کافی تشخیص دهد صورت جلسه را جهت گواهی عدم بازداشت و اخذ هزینه تفکیک به ترتیب به دفتر بازداشتی و حسابداری ارجاع می نماید.

متصدی دفتر بازداشتی پس از انجام گواهی لازم مبنی بر عدم بازداشت پرونده را به حسابداری ارسال می دارد.

متصدی حسابداری هزینه تفکیک را بر مبنای بهای مندرج در برگ رازیابی تنظیم شده وسیله نقشه بردار محاسبه و قبض رمبوطه را صادر و جهت واریز در بانک ملی به متقاضی تسلیم می دارد.

متقاضی پس از واریز هزینه تفکیک در بانک ملی که حساب ثبت در آن مفتوح است نسخ لازم را به ثبت اعاده تا ضمینه پرونده شود.

متصدی حسابداری پس ازضمیمه نمودن قبض مربوطه به واریز هزینه تفکیک به پرونده و گواهی وصول آن را جهت اقدام بعدی نزد مسئول اداره ارسال می دارد.

مسئول اداره پس از کنترل و بررسی عملیات انجام شده صورت جلسه تفکیکی را امضاء و همراه با پرونده به دفتر اندیکاتور می فرستد.

متصدی دفتر اندیکاتور پس از درج شماره بر صورت جلسه آن را عطف به سابقه به دفترخانه درخواست کننده تفکیک ارسال و پرونده را جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی اعاده می دهد.

روش ثبت خلاصه معاملات و فسخ نامه های املاک ثبت شده در دفتر املاک

 املاک ثبت شدهای که در دفاتر اسناد رسمی مورد معامله قرار می گیرند یا اسنادی که مربوط به املاک مذکور بوده مورد رهن یا وثیقه قرارداشته با انقضاء مهلت و پرداخت بدهی فسخ می شوند خلاصه معامله آنها و یا فسخ نامه های تنطیمی مربوط به آنها و یا فسخ نامه های تنطیمی مربوط به آنها بایستی وفق مقررات در دفاتر املاک ثبت شوند.

بدین ترتیب که دفترخانه خلاصه معامله و فسخ نامه را به ضمیمه لاشه سند به شعبه دفتر املاک ثبت محل وقوع ملک تسلیم و رسید در یافت می دارد.

خلاصه معامله و فسخ نامه های واصله وسیله متصدی مربوطه به ترتیب تاریخ در دفتر ثبت خلاصه معاملات ثبت آنگاه در قبال اخذ رسید بین متصدیان دفتر املاک توزیع و متصدیان مذکور آنها را پس از بررسی در صفحات مربوطه در دفتر املاک ثبت می نمایند.

سپس ذیل ثبت ها وسیله مسئول مربوطه امضاء و خلاصه معاملات ثبت شده جهت ضبط در پرونده های مربوطه در قبال رسید به بایگانی تحویل می شود.

روش تهیه پاسخ استعلام املاك جاری

 دفاتر اسناد رسمی مكلف هستند هنگام انجام هرگونه معامله نسبت املاك جاری قبلاً جریان ثبتی آنها را از اداره ثبت محل وقوع ملك استعلام نمایند هم چنین پاره ای از دستگاههای اجرائی ذیربط و یا مراجع قضائی صالحه نیز در مواقع ضروری و لازم مجاز به استعلام جریان ثبتی املاك جاری هستند كه روش تهیه پاسخ استعلام املاك جاری به شرح زیر است.

استعلام پس از ارائه به ثبت حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر اندیكاتور شده و برای ضمیمه شدن به پرونده و همچنین اقدام لازم به ترتیب به بایگانی و یكی از نمایندگان ثبت ارجاع می گردد.

استعلام پس از ثبت در دفتر اندیكاتور به بایگانی ارسال و پس از ضمینه شدن به پرونده جهت اقدام نزد نماینده مربوطه ارسال می شود.

نماینده ثبت پرونده را بررسی و پاسخ لازم را بنحوی كه بیانگر جریان كامل ملك بشرح پرونده ثبتی باشد تهیه می نماید.

سپس متصدی دفتر بازداشتی آن را از نظر عدم بازداشت گواهی و چنانچه مرجع استعلام كننده دفترخانه اسناد رسمی باشد پرونده را برای تعیین میزان بدهی ملك به حسابداری ارسال می دارد.

متصدی حسابداری پرونده را بررسی و با توجه به وجوهی كه قبلاً بابت بقایای ثبتی ملك وصول شده حقوق دولتی متعلقه را تعیین و در پاسخ استعلام قید و مراتب را گواهی و سپس آن را برای امضاء نزد مسئول مربوطه می فرستد.

مسئول اداره یا صاحب امضاء مجاز از ناحیه او پس از بررسی پاسخ استعلام را امضاء می نماید.

پاسخ استعلام پس زا درج شماره بر آن وسیله دفتر اندیكاتور به مرجع استعلام كننده ارسال و پرونده جهت ضبط در ردیف خود به بایگانی ارسال می شود.

روش بازداشت املاك ثبت شده حسب تقاضای مراجع صلاحیتدار

 املاك ثبت شده حسب تقاضای مراجع قضائی صالحه از قبیل محاكم و دادسراهای عمومی و انقلاب و شعب بازرسی و اجرای ثبت و دادگستری قابل بازداشت می باشند كه روش عملی آن به شرح زیر است:

تقاضای بازداشت پس از ارائه به ثبت محل وقوع ملك حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر اندیكاتور شده سپس برای ضمیمه شدن به پرونده و اقدام به ترتیب به بایگانی و دفتر بازداشتی و پاسخ استعلامات ارجاع می گردد.

متصدی دفتر تقاضای بازداشت را در دفتر اندیكاتور ثبت و آن را به بایگانی ارسال و در آنجا پس از ضمیمه شدن به پرونده بازداشتی و پاسخ به استعلامات اعاده می گردد.

متصدی دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات با ملاحظه پرونده ثبتی و ثبت دفتر املاك پس از احراز مالكیت مالك پاسخ لازم را كه معمولاً بصورت فرم می باشد تهیه و مراتب بازداشت را در ثبت دفتر املاك مربوطه و پیش نویس سند مالكیت اخبار و قید و پیش نویس را به مهر بازداشت شد ممهور و موضوع بازداشت را در سند مالكیت نیز در صورت ارائه ثبت نموده سپس مراتب را در ردیف مربوطه به دفتر بازداشتی قید و شماره ردیف دفتر مذكور را در نامه بازداشتی درج می نماید.

در این نامه كه عنوان مرجع در خواست كننده بازداشت تهیه می شود بایستی ضمن اشاره به شماره تقاضا نامه بازداشت مشخصات كامل ملك و مالك و همچنین میزان مبلغ یا موضوعی كه ملك در ازاء آن بازداشت شده قید می گردد.

نامه پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره آن وسیله متصدی دفتر اندیكاتور همراه با اصل سند در صورت ارائه به مرجع تقاضا كننده اعاده و پرونده جهت ضبط در ردیف خود به بایگانی برگشت می شود.

روش بازداشت املاك جاری (ثبت نشده) از مراجع صلاحیتدار
 

املاك جاری به املاكی طالاق می شود كه ثبت دفتر املاك نشده اند یا به عبارت دیگر برای آنها سند مالكیت صادر نشده است این قبیل املاك نیز حسب در خواست اجرای ثبت و یا مراجع صلاحیت دار دیگر كه معمولاً مراجع مختلف قضائی ار قبیل دادسراها ی عمومی و انقلاب یا محاكم و بازپرسی ها هستند قابل بازداشت می باشند.

پس از وصول دستور بازداشت كه باید حاوی مشخصات ملك اعم از شماره ملك و نام مالك بوده وممهور به مهر مرجع تقاضا كننده باشد نامه را متصدی دفتر حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر اندیكاتور می نماید سپس آن را به بایگانی ارسال میدارد تا پرونده ثبتی مربوطه را ضمیمه نمایند.

در بایگانی پرونده ثبتی مربوطه از ردیف خود استخراج و همراه با نامه برای اقدام به دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات ارسال می گردد. در دفتر بازداشتی كه در اغلب واحدهای ثبتی در شعبه دفتر املاك مستقر می باشد متصدی مربوطه بایستی پرونده رابررسی و چنانچه ملك در بازداشت مرجع دیگری نباشد و یا در رهن و وثیقه بانك یا شخص یا دستگاهی قرار نگرفته باشد متعلق به فرد اعلام شده مورد نظر باشد اقدام به تهیه نامه بازداشتی نماید. در نامه مذكور كه عنوان مرجع درخواست كننده تهیه می شود مشخصات كامل ملك اعم از شماره و محل وقوع آن و نیز نام مالك بایستی قید شود و ملك در قبال موضوع و یا مبلغی كه مرجع در خواست كننده اعلام داشته بازداشت می شود و سپس مراتب بازداشت در دفتر بازداشتی مرقوم می گرددآنگاه دستور بازداشت در اظهارنامه قید و اظهار نامه به مهر بازداشت شده ممهور می شود.

در صورتیكه ملك مورد معامله واقع شده باشد مهر بازداشت شده روی خلاصه معامله هم زده می شود. نامه پس از امضاء مسئول اداره از دفتر اندیكاتور در مقابل همان شماره ای كه تقاضا ورود ثبت شده خارج و به مرجع مربوطه ارسال می شود و پیش نویس آن در پرونده ضبط و پرونده جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی ارسال می گردد.

بدیهی است در صورتیكه اصل ملك قبلاً در بازداشت مرجع دیگری یا در رهن و وثیقه قرار گرفته باشد بایستی قبل از مبادرت به بازداشت مراتب به مرجع تقاضا كننده اعلام گردد تا در صورتیكه با توجه به موارد اعلامی موافق با بازداشت ملك باشند پس از اخذ نظریه موافق مازاد اول ملك به شرح فوق بازداشت می گردد.

قابل ذكر است كه بازداشت املاك مشاع نیز بشرحیكه توضیح داده شد بلا اشكال است.

روش بازداشت سرقفلی و منافع ملك 
 

سر قفلی یا منافع ملك عبارت از حقوقی هستند كه ممكن است متعلق به مالك ملك باشد یا دیگری و این قبیل منافع كه مالك آنها را به موجب سند رسمی به دیگری واگذار می نماید معمولاً به املاكی تعلق دارند كه حالت تجاری را دارا می باشند.

این قبیل حقوق نیز حسب درخواست مراجع صلاحیت دار بشرحیكه در گذشته از آنها نام برده شد قابل بازداشت می باشند. بدین ترتیب كه پس از وصول تقاضای بازداشت نامه حسب دستور مسئول اداره در دفتر اندیكاتور ثبت می شود سپس به بایگانی ارسال می گردد تا پرونده مربوطه را ضمیمه نمایند در بایگانی پرونده از ردیف مربوطه استخراج و به ضمیمه نامه جهت اقدام به دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات ارسال می گردد. در این شعبه متصدی مربوطه پرونده را بررسی و چنانچه ملك و منافع آن در بازداشت مرجع دیگری نباشد و در رهن و وثیقه بانك یا شخص یا دستگاهی قرار نگرفته و متعلق به فرد مورد نظر باشد اقدام به تهیه نامه بازداشتی می نماید.

در نامه مذكور كه عنوان مرجع تقاضا كننده تهیه می شود مشخصات كامل اعم از شماره ملك و محل وقوع آن و درصورتیكه دارای سند مالكیت باشد شماره ثبت و صفحه آن و نیز نام مالك و مشخصات كسی كه سر قفلی یا منافع به او تعلق دارد بایستی قید شود و سرقفلی یا منافع در قبال موضوع یا مبلغی كه مرجع در خواست كننده اعلام داشته بازداشت و سپس مراتب در دفتر بازداشتی كه شرح وچگونگی آن قبلاً گفته شد قید و شماره ردیف مذكور در نامه مرقوم و نیز چنانچه نسبت به ملك سند مالكیت صادر شده باشد مراتب بازداشت در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاك مربوطه قید و سپس بخشنامه ای كه در آن موضوع بازداشت منافع یا سرقفلی بطور مشروح نوشته می شود عنوان دفاتر اسناد رسمی تهیه می گردد. آنگاه نامه و بخشنامه پس از امضاء مسئول اداره از دفتر اندیكاتور شماره خورده و خارج و نامه به مرجع تقاضا كننده و بخشنامه به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گرددو پیش نویس نامه و بخشنامه همراه با پرونده جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی ارسال می شود.

روش رفع بازداشت املاك بازداشت شده 
 

بدیهی است كه حسب دستور مراجع صالحه بازداشت می شوند اعم از اینكه دارای سند مالكیت باشند یا نباشند حسب در خواست همان مراجع از آنان رفع بازداشت می گردد. بدین تریتب كه پس از وصول دستور رفع بازداشت كه معمولاً بایستی در جوف پاكت در بسته بوده و دارای مشخصات زیر باشد:

الف- ممهور به مهر مرجع تقاضا كننده باشد.

ب- اشاره به نامه قبلی كه به موجب آن تقاضای بازداشت گردیده شده باشد.

ج-مشخصات كامل ملك اعم از شماره و محل وقوع آن و در صورتیكه ملك دارای سند مالكیت باشد شماره ثبت و صفحه آن قید شده باشد.

آنگاه نامه حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر اندیكاتور می گردد و برای ضمیمه نمودن پرونده مربوطه به بایگانی ارسال در آنجا پرونده امر استخراج و همراه با نامه جهت اقدام به دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات ارسال می شود.

در شعبه مذكور متصدی مربوطه پس از بررسی و تطبیق مشخصات مندرج در نامه با سوابق پرونده و حصول اطمینان از صحت موضوع مبادرت به تهیه نامه رفع بازداشت می نماید. در این نامه كه می بایستی عنوان موضوع مرجع تقاضا كننده نوشته شود علاوه براشاره به شماره تقاضای رفع بازداشت به شماره نامه قبلی ثبت محل كه به موجب آن ملك بازداشت شده نیز اشاره می گردد و مشخصات كامل ملك و مالك در آن قید می شود.

سپس اظهار نامه ملك به مهر رفع بازداشت ممهور و شماره تقاضای رفع بازداشت در مقابل مهر قید آنگاه مراتب رفع بازداشت در دفتر بازداشتی در مقابل همان ردیفی كه ملك قبلاً بازداشت شده ثبت می گردد و در صورتیكه ملك دارای سند مالكیت باشد مراتب رفع بازداشت در ستون ملاحظات ثبت وصفحه مربوطه و پیش نویس سند مالكیت درج و چنانچه سند مالكیت نیز ارائه گردد اگر مراتب بازداشتی در آن مرقوم شده باشد رفع بازداشت نیز در آن قید و تمامی وارد فوق به امضاء مسئول مربوطه می رسد.

آنگاه نامه را مسئول مربوطه امضاء و متصدی دفتر اندیكاتور آن را در مقابل همان شماره ای كه تقاضای رفع بازداشت را در دفتر ثبت نموده خارج و به مرجع تقاضاكننده ارسال می نماید سند مالكیت نیز بر فرض ارائه به مالك آن تسلیم می گردد.و در خاتمه پیش نویس نامه همراه با پرونده جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی ارسال می شود.

روش صدور سند مالكیت اعیانی 
 

اعیان در اصطلاح ثبت به آنچه بر روی زمین ساخته می شود اطلاق می گردد گر چه از نظر حقوقی كلمه زمین خود دلالت بر عرصه و اعیان را می نماید ولی در ثبت مراد از اعیان مستحدثاتی است كه روی ملك (زمین) بنا می گردد.

با این تعریف اگر فردی كه نسبت به زمین مالكیت رسمی و قانونی دارد و ملك او در جریان ثبت باشد حق احداث اعیانی و در یافت سند مالكیت آن را به موجب سند رسمی به دیگری واگذار نماید دارنده حق اعیانی می تواند با مراجعه به اداره ثبت محلی كه ملك در حوزه آْن واقع است تقاضای صدور سند مالكیت نسبت به اعیان احداثی خو را بنماید.

بدیهی است صدور سند مالكیت نسبت به اعیان احداثی متقاضی منوط به اتمام تشریفات قانونی و انقضاء مواعد اعتراض نسبت به اصل ملك (عرصه) و عدم وصول اعتراض نسبت به عرصه خواهد بود.(ماده104 مكرر آئین نامه قانون ثبت و بند 329 بخشنامه های ثبتی تا اول مهر1365 ).

متقاضی باید تقاضای خود مبنی بر صدور سند مالكیت اعیان را همراه با مدارك زیر به ثبت محل تسلیم دارد.

الف-اصل سندی كه به موجب آن حق احداث اعیانی و در یافت سند اعیان رسماً به او واگذار شده .

ب-فتوكپی شناسنامه خود.

ج-مشخصات كامل و آدرس مجاورین و واگذار كننده حق اعیانی

رئیس ثبت تقاضا و ضمائم آن را بررسی و ضمن دستور ثبت تقاضا در اندیكاتور مراتب را به یكی از نمایندگان ارجاع می نماید.

پس از ثبت تقاضا در دفتر اندیكاتور متصدی دفتر آن را با ضمائم مربوطه اش به بایگانی ارسال میدارد تا پرونده ثبتی را ضمیمه نمایند.

در بایگانی پرونده امر از ردیف خود استخراج و همراه با تقاضا و ضمائم جهت اقدام بعدی نزذ نماینده تعیین شده ارسال می گردد.

نماینده پرونده را بررسی و پس از حصول اطمینان از عدم صدور سند مالكیت نسبت به اعیان در صورتیكه اشكالی برای ادامه عملیات ثبتی ملاحظه ننماید روز معاینه محل را تعیین و مراتب را طی اخطاری خطاب به مجاورین و واگذار كننده حق اعیانی و متقاضی اعلام مینماید. در این اخطار كه خطاب به مجاورین و واگذار كننده حق اعیانی و متقاضی نوشته می شود در آن تصریح می گردد كه در روز تعیین شده نسبت به اعیانی احداثی متقاضی تعیین حدود به عمل آمده و از نام بردگان دعوت می شود كه در محل وقوع ملك یا اداره ثبت جهت عزیمت به محل حضور یابند و خاطر نشان می نماید كه عدم حضور آنان مانع از انجام عملیات ثبتی نخواهد بود.

اخطارها پس از امضاء مسئول اداره از دفتر اندیكاتور شماره خورده و صادر می شود و جهت ابلاغ به افراد مذكور به مامور ابلاغ تسلیم می گردد و پرونده مربوطه همراه با سوابق تا برگشت اخطارهای ابلاغ شده و روز معاینه محل جهت ضبط به بایگانی ارسال می شود.

توضیح این كه چنانچه مجاورین و واگذاركننده حق اعیانی و متقاضی و ملك خارج از حوزه شهری باشند اخطارها جهت ابلاغ به پاسگاه ژاندارمری مربوطه ارسال می شوند.

مامور ابلاغ موظف است در اسرع وقت اخطارها را به مخاطبین ، كه شرح آنها گذشت ابلاغ نموده و نسخ رویت شده را با قید امضاء و گواهی لازم به مسئول اداره ارائه نماید و مسئول اداره پس از ملاحظه و حصول اطمینان از صحت ابلاغ اخطارها دستور ضبط آنها را در پرونده ثبتی مربوطه میدهد.

اخطارها جهت ضبط در پرونده به بایگانی ارسال می شود و در پرونده مربوطه ضبط می گردد. در روز تعیین حدود، متقاضی به ثبت مراجعه می نماید تا نماینده و نقشه بردار را به محل وقوع ملك ببرد بعد از مراجعه متقاضی پرونده جهت تعیین نماینده و نقشه بردار نزد رئیس اداره فرستاده می شود و رئیس ثبت با مراجعه به دفتر تعیین اوقات كار را به یكی از نمایندگان و نقشه برداران ارجاع می نماید تا در معیت متقاضی به محل وقوع ملك عزیمت نمایند بدیهی چنانچه محل وقوع ملك خارج از شعاع 30 كیلومتر باشد متقاضی بایستی ماموریت و هزینه سفرنماینده و نقشه بردار را به میزان مدتی كه از طرف رئیس ثبت تعیین می شود به حساب سپرده ثبت واریز نماید كه در این صورت پرونده به حسابداری ارسال می شود و در آنجا فوق العاده ماموریت وهزینه سفر متعلقه محاسبه و فیش مربوطه صادر وبه متقاضی تسلیم می شود تا در بانك ملی كه حساب سپرده ثبت در آن مفتوح است واریز نماید.پس از تودیع فوق العاده مذكور و ارائه فیش آن وسیله متقاضی نسخ لازم در پرونده امر ضبط و نماینده و نقشه بردار همراه با متقاضی به محل وقوع ملك عزیمت می نمایند.

پس از حضور در محل وقوع ملك متقاضی حدود ملك را معرفی و نماینده آن را با سوابق موجود در پرونده ثبتی و مندرجات سند واگذاری حق احداث اعیانی تطبیق و نقشه بردار حدود نقشه ملك را برداشت و اعیانی احداثی را به قیمت منطقه ای ارزیابی می نماید و به متقاضی وقت مراجعه بعدی را اعلام می دارند.سپس نماینده صورت جلسه تعیین حدود و پیش نویس سند مالكیت اعیان را تهیه وامضاء نموده وهمراه با نقشه ملك كه وسیله نقشه بردار ترسیم و امضاء شده به ضمیمه برگ ارزیابی تنظیمی وسیله نقشه بردار و متقاضی طی گزارشی همراه با پرونده ثبتی مربوطه مراتب را به استحضار رئیس اداره می رساند.

ترتیب تنظیم صورت جلسه تعیین حدود و پیش نویس سند مالكیت اعیان بدین نحو است كه نام و نام خانوادگی مالك اعیان و حدود و سایر مشخصات اصل ملك اعم از شماره پلاك فرعی و اصلی و محل وقوع آن با قید كلمه اعیانی درصورتجلسه تعیین حدود نوشته می شود و در پیش نویس سند مالكیت اعیان نیز علاوه بر قید مشخصات كامل مالك اعیانی حدود مشخصات اصل ملك و جریان پرونده ثبتی بطور خلاصه وچگونگی واگذاری حق احداث اعیانی به متقاضی و شماره سند مربوطه نوشته می شود و صورت جلسه تعیین حدود را نماینده و نقشه بردار و متقاضی تواماً و پیش نویس سند مالكیت را نماینده امضاء می نماید.

رئیس ثبت گزارش نماینده را ملاحظه و صورت جلسه تعیین حدود را بررسی و پیش نویس سند مالكیت را با پرونده كنترل نموده در صورتیكه اشكالی به نظرش نرسید دستور می دهد صورت جلسه تعیین حدود در دفتر اندیكاتور ثبت شود و حسابداری فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نفشه بردار را پرداخت نماید كه پس از ثبت صورت جلسه تعیین حدود در دفتر اندیكاتور پرونده جهت پرداخت فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار به حسابداری ارسال می شود.

در حسابداری متصدی سند هزینه لازم را تنظیم و فوق العاده متعلقه را طی چكی كه به امضاء صاحبان امضاء رسیده باشد به نماینده و نقشه بردار پرداخت می نماید.

در این مرحله پرونده همراه با سوابق جهت ضبط تا انقضاء زمان واخواهی به بایگانی ارسال می شود .بدیهی است چنانچه بین مجاورین اعیانی مورد اقدام با متقاضی اختلافی نباشد و مدعی و اعتراضی هم وجود نداشته باشد رعایت زمان واخواهی موردی نخواهد داشت وبعد از اینكه مسئول اداره پرونده را بررسی نمود پیش نویس سند مالكیت را امضاء و دستور ثبت آن را در دفتر املاك صادر می نماید.آنگاه پرونده به حسابداری ارسال می شود تا حقوق دولتی متعلقه محاسبه و فیش مربوطه تنظیم و به متقاضی تسلیم گردد.

متقاضی پس از پرداخت حقوقی دولتی متعلقه كه عبارت از حق ثبت اعیانی و سایر حقوق دیگر و بهاء دفتر چه سند مالكیت می باشد نسخ فیش پرداختی را به حسابداری ارائه می نماید تا ضمیمه سابقه شود و سپس پرونده برای اقدامات بعدی به دفتر املاك ارسال می گردد.

در دفتراملاك چنانچه عرصه سابقه ثبت در دفتر املاك را داشته باشد مراتب احداث اعیانی در همان ثبت و صفحه عرصه با توضیح موضوع قید و ثبت می گردد و چنانچه عرصه ثبت دفتر املاك نشده باشد حدود و مشخصات اعیانی ملك برابر با صورت جلسه تعیین حدود و پیش نویس سند مالكیت به نام متقاضی در ثبت و صفحه جاری دفتر املاك ثبت و سپس سند مالكیت آن تحریر می شود .

بعد از انجام تشریفات یاد شده مسئول مربوطه ثبت دفتر املاك و سند مالكیت را امضاء مینماید سپس پرونده به بایگانی ارسال می شود تا سند مالكیت در قبال اخذ رسید به متقاضی تسلیم شود . در بایگانی سند مالكیت ابتدا نخ كشی و پلمپ می شود سپس در دفتر تسلیم اسناد ثبت می گردد آنگاه پس از احراز هویت متقاضی كه معمولاً با ملاحضه شناسنامه او صورت می پذیرد سند مالكیت در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند و ستون ملاحظات پیش نویس سند مالكیت به او تسلیم می گردد.

در خاتمه پرونده در ردیف مربوطه در بایگانی ضبط می شود.

روش اجرای ماده 45 آئین نامه قانون ثبت 
 

با تصویب طرح های هادی و جامع شهر ها و نیز در اثر توسعه و تعریض و ایجاد و احداث معابر و خیابانهای جدید بسیاری از املاك در مسیر معابر و خیابانهای جدیدالاحداث واقع و گاهی كل ملك و یا در بعضی از موارد قسمتی از آن در مسیر معابر مذكور واقع می گردند كه در این هنگام ادارات ثبت حسب اطلاع خودشان یا اعلام شهرداری و یا مراجعه مالك موظف به اجرای ماده 45 آئین نامه قانون ثبت بشرح زیر می باشد:

الف- چنانچه كل ملك قبل از در خواست ثبت در اثر موارد یاد شده از بین برود پس از اطلاع واصله كه بیكی از طرق فوق الذكر صورت می پذیرد بایستی از پس از رسیدگی موضوع و معاینه محل توسط نماینده و نقشه بردار و احراز واقعیت مراتب از بین رفتن ملك در دفتر توزیع اظهار نامه قید شود.

ب- چنانچه ملك ثبت و آگهی های نوبتی و تحدیدی آن منتشر و تحدید حدود هم شده باشد ولی سند مالكیت نسبت به آن صادر نشده باشد پس از معاینه محل و تنظیم صورت مجلس مراتب از بین رفتن ملك در اظهار نامه و صورت جلسه تحدیدی قید و به امضاء نماینده و نقشه بردار و مسئول اداره می رسد.

ج- چنانچه ملك ثبت دفتر املاك هم شده باشد پس از انجام معاینه محل و تنظیم صورت جلسه لازم مراتب از بین رفتن ملك در ستون ملاحظات دفتر املاك نیز قید و سند مالكیت هم در صورت ارائه اخذ و باطل و ضمیمه پرونده می شود.

د-در صورتیكه قسمتی از ملك در اثر اصلاحات از بین برود و ملك هم ثبت شده و تحدید حدود آن هم به عمل آمده باشد اعم از اینكه نسبت به آن سند مالكیت صادر شده یا نشده باشد متقاضی هم تقاضا نماید بدین ترتیب بایستی اقدام گردد:

پس از وصول در خواست كتبی مالك ضمن دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیكاتور و تعیین وقت مراجعه بعدی و اعلام آن به متقاضی وسیله مسئول اداره موضوع برای اقدام به یكی از نمایندگان و نقشه برداران ارجاع می گردد.

تقاضا در دفتر اندیكاتور ثبت می شود و جهت ضمیمه نمودن به پرونده به بایگانی ارسال می گردددر بایگانی پرونده از ردیف مربوطه استخراج و همراه با تقاضا نزد نماینده و نقشه بردار تعیین شده ارسال می شود. نماینده پرونده را بررسی و در صورتیكه ملك داخل در محدوده شهر باشد نامه ای به شهرداری می نویسد كه در آن ضمن توضیح موضوع نماینده ای جهت عزیمت به محل و حضور در روز مقرر از شهرداری در خواست می نماید و در نامه خاطر نشان می سازد كه عدم مراجعه و حضور نماینده شهرداری مانع از انجام كار ثبت نخواهد بود.

بدیهی است در مورد املاكی كه خارج از محدوده شهر هستند درخواست نماینده مراجع ذیربط از قبیل منابع طبیعی یا هیئت واگذاری زمین حسب مورد به شرح فوق انجام می شودو نیز چنانچه ملك خارج از شعاع 30 كیاومتر باشد متقاضی موظف به تودیع فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار به میزان مدتی كه از طرف مسئول اداره تعیین می شود می باشد كه می بایستی پرونده جهت محاسبه فوق العاده و هزینه سفر متعلقه به حسابداری ارسال شود و در آنجا متصدی حسابداری فوق العاده متعلقه را محاسبه و فیش مخصوص را تنظیم و به متقاضی تسلیم می دارد تا ضمیمه پرونده شود. سپس نماینده و نقشه بردار در روز مقرر به اتفاق نماینده مراجع ذیربط در صورت مراجعه به همراه متقاضی به محل وقوع ملك عزیمت می نمایند.

پس از حضور در محل ملك وسیله مالك معرفی و نماینده حدود را با پرونده ثبتی تطیبق و نقشه بردار كروكی وضع موجود را برداشت و تاریخ مراجعه بعدی را به متقاضی اعلام میدارد.

سپس در صورتیكه قسمتی از ملك در مسیر واقع و از بین رفته باشد حدود باقیمانده وسیله نقشه بردار ترسیم و صورت جلسه اصلاحی كه نماینگر حدود جدید است وسیله نماینده تنظیم می گردد.

این صورت جلسه كه نماینده آن را با عنوان صورت جلسه اصلاحی موضوع ماده 45 آئین نامه قانون ثبت تنظیم می نمایدمی بایستی دارای مشخصات زیر باشد:

ه- چگونگی از بین رفتن مقداری از ملك با ذكر علت بطور مشروح و مستدل در آن قید شود.

و- حدود اولیه ملك در آن مرقوم و سپس حدود جدید با توضیح لازم و چگونگی تغییر حاصله در وضعیت ملك در آن نوشته می شود .

ز- صورت جلسه به امضاء نماینده و نقشه بردار و نیز نمایندگان مراجع ذیربط در صورت حضور در جلسه برسد و نیز متقاضی آن را امضاء نماید.

بعد از تنظیم صورت جلسه بشرح فوق چنانچه ملك دارای سند مالكیت باشد پیش نویس سند جدید را نیز نماینده با حدود اصلاحی تهیه و مراتب را همراه با صورت جلسه و نقشه ضمن گزارشی باستحضار مسئول اداره می رساند.

مسئول اداره پس از بررسی سوابق پرونده ثبتی و ملاحظه نقشه ترسیمی و تطبیق آن با حدود مندرج در صورت جلسه اصلاحی در صورتیكه اشكالی متصور نباشد دستور ثبت گزارش را در دفتر اندیكاتور می دهد پیش نویس سند مالكیت را امضاء می نماید و نیز دستور پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار وسیله حسابداری پرونده را جهت انجام اقدامات بعدی به دفتر املاك ارجاع می نماید .

آنگاه گزارش نماینده ثبت دفتر اندیكاتور می شود و پس از پرداخت فوق العاده نماینده ونقشه بردار وسیله حسابداری پرونده برای اقدام بعدی به دفتر املاك ارسال می شود.

متصدی دفتر املاك مراتب اصلاح حدود را در ملاحظات دفتر املاك قید و حدود اصلاحی جدید را ذیل همان ثبت و صفحه اولیه ثبت می نماید و پس از گواهی دفتر بازداشتی و ابطال سند مالكیت اولیه مالكیت جدید را تحریر می نماید سپس دفتر املاك پرونده را برای امضاء نزد مسئول مربوطه ارسال می دارد.مسئول مربوطه پس از كنترل سند مالكیت جدید تحریر شده و ثبت دفتر املاك آن را امضاء می نماید و پرونده تا مراجعه متقاضی به بایگانی ارسال می شود. پس از مراجعه متقاضی پرونده به حسابداری فرستاده می شود تا بهاء دفترچه سند مالكیت از او اخذ گردد و پس از پرداخت بهاء دفترچه سند مالكیت وسیله متقاضی و ضمیمه نمودن فیش پرداخت به سابقه پرونده جهت تسلیم سند به متقاضی مجدداً به بایگانی اعاده می شود. در بایگانی سند مالكیت پس از نخ كشی و پلمپ در دفتر تسلیم سند ثبت می شود و پس از احراز هویت مالك كه معمولاً با ملاحظه شناسنامه صورت می گیرد در قبال اخذ رسید در بایگانی سند مالكیت پس از نخ كشی و پلمپ در دفتر تسلیم سند ثبت می شود و پس از احراز هویت مالك كه معمولاً با ملاحظه شناسنامه صورت می گیرد در قبال اخذ رسید در بایگانی سند مالكیت پس از نخ كشی و پلمپ در دفتر تسلیم سند ثبت می شود و پس از احراز هویت مالك كه معمولاً با ملاحظه شناسنامه صورت می گیرد در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند و ستون ملاحظات پیش نویس سند مالكیت به او تسلیم می گردد و در خاتمه پرونده در ردیف مربوطه در بایگانی ضبط میشود.

شایان ذكر است چنانچه ملكی كه در اثر اصلاحات از بین رفته تحدید حدود شده و زمان واخواهی آن هم بلاهعارض سپری گشته ولی سند مالكیت نسبت به آن صادر نشده باشد مراتب صورت جلسه اصلاحی در برگ تحدید حدود قید و به امضاء نماینده و نقشه بردار و متقاضی می رسد.

روش اجرای احكام افراز صادره از مراجع قضائی صالحه (موضوع قانون افراز مصوب سال 57) 
 

گر چه به موجب قانون آبان 1357 اختیار افراز املاك مشاع به ادارات ثبت اسناد و املاك تفویض گردیده و ادارات ثبت مجاز به انجام افراز املاك مشاع حسب تقاضای احد یا تعدادی از مالكین مشاعی می باشند ولی به موجب ماده دوم قانون مذكور هر یك از شركاء می توانند به تصمیم واحد ثبتی مربوطه مبنی بر افراز ملك در مهلت مقرر در ماده2 قانون یاد شده به دادگاه شهرستان محل وقوع ملك (دادگاه حقوقی) اعتراض نمایند كه در این صورت ادارات ثبت سوابق افرازی و عنداللزم پرونده ثبتی را حسب تقاضای مرجع یاد شده جهت رسیدگی نهایی به دادگاه حقوقی مربوطه ارسال می دارند.بدیهی است دادگاه حقوقی پس از رسیدگی نهائی و تصمیم افراز متخذه از طرف اداره ثبت را تائید یا خود مبادرت به صدور حكم دیگری می نماید كه در هر صورت حكم صادره از مرجع یاد شده جهت ارجاء به ثبت محل ارسال می گردد كه روش عملی اجرای احكام افراز صادره از مراجع قضائی بدین شرح است:

متقاضی باید تقاضای خود را همراه با اصل یا رو نوشت مصدق حكم قطعی افراز به ثبت محل تسلیم نماید. منظور از رونوشت مصدق این است كه مطابقت رونوشت حكم افراز با اصل آن باید به تائید دفتر دادگاه محل برسد و به آن تمبر الصاق شود.

رئیس ثبت دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیكاتور را صادر می نماید و به متقاضی تاریخ وقت مراجعه بعدی را اعلام می دارد.

تقاضای متقاضی ثبت دفتر اندیكاتور می شود و همراه با ضمائم به بایگانی ارسال می گردد تا در پرونده ثبتی مربوطه ضبط شود.

در روز مراجعه متقاضی كه قبلاً تعیین شده بایگانی پرونده را جهت تعیین نماینده و نقشه بردار نزد مسئول اداره ارسال می دارد و او با توجه به دفتر اوقات خود نماینده و نقشه برداری را جهت انجام اقدامات بعدی تعیین می نماید.

ضمناً چنانچه محل وقوع ملك خارج از شعاع 30 كیلومتر باشد فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار به میزان مدتی كه توسط مسئول اداره تعیین می شود و به شرحیكه قبلاً توضیح داده شد بایستی وسیله متقاضی به حساب سپرده ثبت نزد بانك ملی مربوطه تودیع و فیش آن جهت ضبط در پرونده به ثبت ارائه شود.

سپس نماینده و نقشه بردار همراه با متقاضی به محل وقوع ملك عزیمت می نمایند و بعد از حضور در محل متقاضی بایستی ملك را معرفی و نماینده حدود آن را باسوابق پرونده ثبتی تطبیق و بعد حدود قطعات افراز شده مندرج در حكم را با محل مقایسه و تطبیق و كنترل و نقشه بردار حدود كل ملك و قطعات افراز شده را برداشت نموده و قطعات افرازی را برابر قیمت منطقه ای ارزیابی نماید.(بند378 مجموعه بخشنامه های ثبتی)

بعداز ترسیم نقشه ملك وسیله نقشه بردار كه بایستی نماینگر حدود و مشخصات قطعات افرازی باشد نماینده صورت جلسه افراز را با ملاحظه پرونده ثبتی و مشاهدات خود در محل و توجه به حكم صادره از دادگاه و رعایت حدود و مشخصات ملك بر اساس سوابق پرونده ثبتی و موقعیت محل و حكم صادره تنظیم می نماید.

این صورت جلسه كه با عنوان صورت جلسه افراز تهیه می شود نماینده بایستی بعد از توضیح كامل جریان ثبتی ملك در مقدمه و ذكر حدود اولیه ملك و اسامی مالكین مشاعی چگونگی افراز را با اشاره به حكم صادره دادگاه توضیح داده و حدود و مشخصات و مساحت قطعات افراز شده را با تعیین شمارات فرعی از اصلی مربوطه به ترتیب قید نماید و هر قطعه را در سهم همان فردی كه در حكم افراز به او تعلق گرفته قرار دهد و پیش نویس سند مالكیت قطعات مفروض شده را به نام مالكین مربوطه تهیه و به گواهی دفتر املاك بازداشتی برساند.

نماینده صورت جلسه افراز را خود امضاء و پس از امضاء نقشه بردار همراه با نقشه تر سیمی و برگ ارزیابی تنظیم شده كه به قیمت منطقه ای خواهد بود و به امضاء نقشه بردار و ارزیاب و متقاضی هم باید برسد همراه با پرونده و پیش نویس اسناد مالكیت تهیه شده طی گزارشی به استحضار مسئول اداره می رساند.

رئیس اداره پس از بررسی صورت جلسه و تطبیق مفاد آن با پرونده ثبتی و حكم صادره دادگاه و كنترل پیش نویس اسناد مالكیت تهیه شده چنانچه اشكالی را ملاحظه ننماید پیش نویس اسناد را امضاء و دستور ثبت صورت جلسه افراز را در دفتر املاك صادر می نماید و به حسابداری اجازه می دهد كه فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار را در صورت تعلق بشرحیكه قبلاً توضیح داده شده پرداخت نماید.

در این مرحله از اقدام متقاضی مكلف است هزینه افراز و سایر حقوق ثبتی متعلقه سهم خود را همراه با بهاء دفترچه سند مالكیت حسب محاسبه حسابداری در بانك تودیع و فیش آن را جهت ضمیمه نمودن پرونده به حسابداری ارائه نماید.

بعد از تودیع هزینه افراز و سایر حقوق ثبتی متعلقه و بهاء دفترچه سند مالكیت پرونده جهت اقدام بعدی به دفتر املاك ارسال می شود متصدی دفتر املاك با توجه به دستور صادره از طرف رئیس اداره مراتب صورت جلسه افراز را در ستون ملاحظات ثبت و صفحه دفتر املاكی كه سهام مشاعی هر ملك در آن ثبت شده قید می نماید و با توضیح موضوع خروجی زده و حدود و مشخصات هر كدام از قطعه و قطعات افرازی را در دفتر جاری املاك ثبت نموده و شماره ثبت صفحه جدید را در ستون ملاحظات ثبت و صفحه مشاعی مربوطه قید می نماید سپس سند مالكیت مشاعی اولیه را باطل و سند جدید را تحریر می كند.

آنگاه ثبت دفتر املاك و سند مالكیت تحریر شده را به امضاء مسئول اداره می رساند و پرونده را جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی ارسال می دارد. در بایگانی ابتدا سند نخ كشی و پلمپ می شود بعد در دفتر تسلیم سند ثبت می گردد و پس از احراز هویت متقاضی كه معمولاً با ملاحظه شناسنامه آن تحقق می پذیرد در قبال اخذ رسید در دفتر تسلیم سند و ستون ملاحظات پیش نویس سند مالكیت به او تسلیم می گردد و پرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود. لازم به ذكر است چنانچه ملكی به موجب تصمیم قطعی غیر قابل افراز تشخیص داده شود با تقاضای هر یك از شركاء به دستور دادگاه شهرستان (دادگاه حقوقی) فروخته می شود (ماده4 قانون افراز) كه در این صورت وجوه حاصله از فروش ملك غیر قابل افراز پس از كسر هزینه عملیات اجرائی طبق دستور دادگاه بین شركاء به میزان سهام و مالكیت آنها تقسیم خواهد شد(ماده10 آئین نامه قانون افراز).

روش ضمیمه نمودن دفترچه انتقالات (سند متمم) 
 

دفترچه متمم اسناد مالكیت یا به عبارت دیگر سند متمم دفترچه ای است بهادار كه بعداز پر شدن ستونهای نقل و انتقالات سند مالكیت كه در صفحات آخر اسناد مالكیت پیش بینی شده حسب تقاضای مالك با رعایت تشریفات زیر بدان ضمیمه می گردد.(بند310 مجموعه بخشنامه های ثبتی) بدین معنی اگر ستون نقل و انتقالات سند مالكیت ملكی بر اثر انجام معاملات متعدد اعم از شرطی و رهنی و قطعی پر شود مالك می تواند با مراجعه به اداره ثبت محل وقوع ملك و تسلیم تقاضا درخواست سند متمم را بنماید كه در این صورت متقاضی می بایستی تقاضای خود را همراه با اصل سند مالكیت كه در ستون نقل و انتقالات آن پر شده به ثبت محل تسلیم دارد.

رئیس ثبت بعد از بررسی و ملاحظه سند مالكیت در صورتیكه ستون نقل و انتقالات آن پر شده باشد دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیكاتور می دهد و تقاضا را برای اقدام به دفتر املاك ارجاع می نماید. متصدی دفتر پس از ثبت تقاضا در دفتر اندیكاتور آن را برای ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی ارسال می دارد.

در بایگانی پرونده مربوطه از ردیف خود استخراج و همراه با تقاضای متقاضی جهت پرداخت بهاء دفترچه متمم به حسابداری ارسال می گردد.

در حسابداری فیش مربوطه تنظیم و جهت پرداخت بهاء دفترچه به متقاضی تسلیم می گردد و او بهاء دفتر چه را در بانك ملی تودیع و نسخ لازم از فیش را به حسابداری ارائه میدهد تا ضمیمه پرونده نمایند بعد از ضمیمه نمودن فیش پرداخت بهاء دفترچه به سابقه، یك جلد سند متمم بدان اختصاص و پرونده به دفتر املاك ارسال می گردد.

متصدی دفتر املاك شماره مسلسل سند متمم را در ستون مربوط دفتر املاك و سند اولیه و پیش نویس سند مالكیت قید و مراتب را به امضاء مسئول مربوطه می رساند سپس پرونده جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی ارسال می گردد در آنجا سند متمم ضمیمه سند اولیه گشته و بعد از نخ كشی و پلمپ در دفتر تسلیم اسناد ثبت و سپس در قبال اخذ رسید در دفتر مذكور و ستون ملاحظات پیس نویس سند مالكیت به متقاضی تسلیم و پرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود.

روش اصلاح حد بكوچه 
 

چنانچه در اثر تغییر وضعیت در مجاورین املاك ثبت شده تغییری در وضع حدود اربعه ملكی كه دارای سند مالكیت می باشد حاصل شود یا به عبارت دیگر یك یا چند حد از حدود اربعه ملك ثبت شده ای كه قبلاً به پلاك مشخصی محدود شده در اثر تغییر وضع مجاورین به كوچه محدود می شود مالك می تواند با مراجعه به اداره ثبت محل وقوع ملك تقاضای اصلاح حد ملك خود به كوچه را بنماید.(بند306 مجموعه بخشنامه های ثبتی)

ادارات می توانند با رعایت ضوابط مقرر فراز یك در بند (ز) امور متفرقه اختیارات تفویضی هیئت نظارت به روئسای واحدهای ثبتی برابر مقررات اقدام نمایند. كه در این صورت متقاض بایستی تقاضای خود مبنی بر اصلاح حد به كوچه را به ثبت محل تسلیم دارد رئیس ثبت دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیكاتور می دهد و وقت مراجعه بعدی و معاینه محل را تعیین و به متقاضی اعلام می دارد.

سپس تقاضا در دفتر اندیكاتور ثبت و جهت ضمیمه نمودن به پرونده به بایگانی ارسال می شود بایگانی پرونده را از ردیف مربوطه استخراج و جهت ارجاع به نماینده نزد مسئول اداره ارسال می دارد.

رئیس ثبت پرونده را برای بررسی مقدماتی و استعلام از شهرداری به یكی از نمایندگان ارجاع می نماید. نماینده پرونده را بررسی و مراتب چگونگی احداث كوچه و وضعیت آن را به لحاظ عام بودن یا غیر آن از شهرداری استعلام می نماید و متذكر می گردد كه شهرداری پاسخ را تا قبل ار روز معاینه محل كه تاریخ آن بوسیله رئیس اداره تعیین شده ارسال نماید.

نامه پس از امضاء مسئول اداره و صدور از دفتر اندیكاتور به شهرداری ارسال می گردد. سپس پرونده جهت ضبط تا وصول پاسخ از شهرداری و روز معاینه محل به بایگانی فرستاده می شود. بعد از وصول پاسخ از شهرداری رئیس ثبت دستور ثبت آن را در دفتر اندیكاتور می دهد سپس نامه جهت ضبط در پرونده تا روز معاینه محل به بایگانی ارسال می گردد.

در روز مقرر با مراجعه متقاضی پرونده نزد مسئول اداره ارسال می شود تا نماینده ونقشه برداری را جهت اقدام تعیین نماید و پس از انتخاب نماینده و نقشه بردار آنان به اتفاق متقاضی به محل وقوع ملك عزیمت می نمایند.

پس از حضور در محل مالك ملك را معرفی و نماینده حدود آن را با پرونده ثبتی مربوطه تطبیق و نقشه بردار نقشه وضع موجود ملك را برداشت می نماید.

پس از ترسیم نقشه وضع موجود كه نماینگر كوچه احداثی باید باشد نماینده صورت جلسه اصلاح مر بوط را تنظیم می نماید. در این صورت جلسه كه با عنوان صورت جلسه اصلاحی حد به كوچه تنظیم می شود نماینده می بایستی جریان ثبتی ملك را در مقدمه آن بطور مشروح بیان نموده وسپس به تقاضای متقاضی مبنی بر ایجاد كوچه در یكی از حدود ملك اشاره ونظریه واصله شهرداری را در صورت جلسه مرقوم آنگاه حدود اصلاحی را برابر نقشه ترسیمی نقشه بردار در صورت جلسه قید نماید و صورت جلسه را خود امضاءنموده و به امضاء نقشه بردار و مالك هم برساند و در صورت امكان امضاء نماینده شهرداری او نیز امضاء نماید.سپس صورت جلسه را همراه با نقشه ترسیمی طی گزارشی به استحضار رئیس اداره برساند. رئیس ثبت پس از مطالعه و بررسی صورت جلسه و تطبیق مفاد و مندرجات آن با پرونده ثبتی و كنترل حدود اصلاحی جدید با نقشه ترسیمی و با توجه به پاسخ شهرداری در صورتیكه كوچه بن بست نباشد و اشكال دیگری هم ملاحظه نگردد با استفاده از اختیارات تفویضی هیئت نظارت دستور ثبت گزارش نماینده و صورت جلسه اصلاحی را در دفتر اندیكاتور میدهد و پرونده را برای انجام اقدامات بعدی به دفتر املاك ارجاع می نماید.

بعد از ثبت گزارش و صورت جلسه در دفتر اندیكاتور متصدی دفتر پرونده را همراه با ضمائم به دفتر املاك ارسال می دارد.متصدی دفتر املاك مراتب اصلاح حد را در ستون ملاحظات دفتر املاك ثبت و نیز موضوع را در پیش نویس سند مالكیت و صفحه ملاحظات سند مالكیت كه در این مرحله وسیله متقاضی ارائه می شود توضیح می دهد سپس ثبت دفتر املاك وپیش نویس و سند مالكیت را به امضاء مسئول اداره می رساند. آنگاه پرونده جهت تسلیم سند اصلاح شده به متقاضی به بایگانی ارسال می گردد و در آنجا سند درقبال اخذ رسید در ذیل تقاضای اولیه متقاضی به او تسیلم می گردد و پرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود. بدیهی است در صورتی كه طبق اعلام شهرداری كوچه بن بست باشد یك نسخه از صورت جلسه اصلاحی نماینده همراه با فتوكپی نقشه طی گزارشی جهت طرح در ه یئت نظارت به ثبت منطقه ارسال می شود. این گزارش كه عنوان اداره كل ثبت منطقه مربوط مرقوم می گرددب ایستی حاوی جریان ثبتی ملك و چگونگی احداث كوچه و وضع كوچه مستند به نظر شهرداری و نماینگر حدود جدید ملك باشد كه در این صورت اصلاح سند موكول به وصول رای قطعی هیئت نظارت خواهد بود.

روش اجرای ماده 149 الحاقی قانون ثبت نسبت به املاكی كه دارای سند مالكیت میباشد 
 

بسیار اتفاق افتاده املاكی در گذشته با مساحت معینی مورد معامله واقع شده ولی بعداً معلوم گردیده كه دارای اضافه مساحت می باشد. چنانچه اضافه مساحت حاصله ناشی از تجاوز به مجاورین و شوارع و اموال عمومی نباشد و به تائید نماینده ثبت و تشخیص رئیس ادراه داخل در محدوده سند مالكیت باشد و به اصطلاح آن حقی از كسی تضییع نشود مالك می تواند در خواست اصلاح سند مالكیت خود را از ثبت محلی كه ملك در حوزه آن واقع شده است بنماید.( موضوع ماده149 الحاقی قانون ثبت و بند 391 مجموعه بخشنامه های ثبتی ) در این صورت مالك بایستی تقاضای خود را مبنی براصلاح سندنسبت به اضافه مساحت به ضمیمه بنچاق معامله اولیه به ثبت محل تسلیم دارد.

رئیس ثبت دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیكاتور را می دهد و روز معاینه محل را تعیین و به متقاضی اعلام می دارد. سپس تقاضا در دفتر اندیكاتور ثبت و جهت ضبط در پرونده مربوطه تا روز مراجعه متقاضی به بایگانی ارسال می شود. بدیهی است چنانچه محل وقوع ملك خارج از شعاع 30 كیلومتر باشد فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار به میزان مدتی كه از طرف رئیس ثبت تعیین می شود باید وسیله متقاضی به حساب سپرده ثبت واریز گردد.

بعد از تودیع فوق العاده ماموریت و هزینه سفر نماینده و نقشه بردار وسیله متقاضی بنحویكه شرح آن در قبل بیان شد نماینده و نقشه بردار در روز مقرر همراه متقاضی به محل وقوع ملك عزیمت می نمایند.بعد از حضور در محل مالك ملك را معرفی و و نماینده حدود آن را با سوابق موجود در پرونده ثبتی تطبیق و با مجاورین كنترل و در مورد اینكه آیا اضافه مساحت داخل در محدوده سند مالكیت می باشد یا خیر بررسی های لازم را با همكاری نقشه بردار در محل انجام می دهد.

نقشه بردار نقشه وضع موجود ملك را برداشت و سپس نقشه ای كه نمودار وضع گذشته و حال ملك باشد ترسیم می نماید آنگاه نماینده صورت جلسه معاینه محل را تنظیم می نماید.

در این صورتجلسه كه نماینده آن را با عنوان صورتجلسه اجرای ماده149 الحاقی قانون ثبت نسبت به پلاك مورد نظر تنظیم می نماید بایستی جریان ثب تی ملك را در مقدمه آن بطور مشروح توضیح و نام مالك را قید سپس با اشاره به تقاضای مالك مبنی بر وجود اضافه مساحت مشاهدات خود را در محل در صورتجلسه مرقوم داشته و چگونگی ایجاد مساحت را بیان نموده و گواهی و گواهی لازم مبنی بر عدم تجاوز به مجاورین و شوارع و اموال عمومی را بنماید و در نهایت ضمن تعیین میزان اضافه مساحت كه وسیله نقشه بردار محاسبه می شود صریحاً اظهار نظر نماید كه اضافه مساحت داخل در محدوده سند مالكیت می باشد و با اصلاح آن حقی از كسی و یا مجاورین تضییع نمی گردد. سپس صورت جلسه را خود امضاء نموده و به امضاء نقشه بردار و مالك رسانیده و همراه با گزارشی به ضمیمه پرونده ثبتی مراتب را به استحضار رئیس اداره می رساند. رئیس اداره صورتجلسه را بررسی وبا ملاحظه نقشه های سابق و لا حق ملك و پرونده ثبتی مربوطه چنانچه تشخیص داد اظهارات نماینده و نقشه بردار صحیح بوده و موجبات تضییع حق از كسی با اصلاح سند مالكیت ایجاد نمی گردد و موضوع از مصادیق ماده149 الحاقی قانون ثبت می باشد ضمن صدور دستور اصلاح سند پرونده را جهت محاسبه بهاء اضافه مساحت طبق بهاء مندرج در اولین سند انتقال در صورتیكه شرط یا قراری در این خصوص در سند انتقال اولیه قید نشده باشد به حسابداری ارجاع می نماید. در صورتیكه تعیین ارزش اضافه مساحت میسر نباشد ارزش اضافه مساحت در زمان اولین معامله وسیله نقشه بردار و ارزیاب تعیین خواهد شد (تبصره ذیل ماده149 الحاقی)

پرونده برای محاسبه اضافه مساحت و نیز سایر حقوق ثبتی متعلقه و پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار به حسابداری ارسال می شود. حسابداری بهاء اضافه مساحت را بشرح فوق تعیین و سایر حقوق ثبتی متعلقه را محاسبه و فیشهای مربوط را تنظیم و جهت تودیع به حساب سپرده و واریز به حساب در آمد ثبت به متقاضی تسلیم می دارد و فوق العاده نماینده و نقشه بردار را طبق روالی كه شرح آن گذشت به آنان پرداخت می نماید متقاضی بهاء اضافه مساحت را در حساب سپرده تودیع و حقوق دولتی متعلقه را به حساب در آمد ثبت نزد بانك ملی مربوطه واریز و فیش های لازم را به حسابداری ثبت تسلیم میدارد تا ضمیمه پرونده شود.

بعد از تودیع وجوه یاد شده وسیله متقاضی پرونده نزد نماینده مربوطه ارسال می گردد تا مراتب اصلاح را در پیش نویس سند مالكیت قید نموده و به مالك اولیه اخطار نماید كه جهت در یافت بهاء اضافه مساحت به ثبت مراجعه نماید. آنگاه پیش نویس اصلاح شده و اخطارهای تهیه شده و اخطارهای تهیه شده را به امضاء مسئول ادراه می رساند.اخطارها پس از صدور از دفتر اندیكاتور جهت ابلاغ به مامور مربوطه تسلیم می گردد و مامور پس از ابلاغ نسخه دیدار شده را با قید امضاء و گواهی لازم پس از ملاحظه مسئول ادراه و اطمینان از صحت ابلاغ جهت ضبط در پرونده به بایگانی تحویل می دهد. سپس پرونده جهت توضیح مراتب اصلاحی و میزان اضافه مساحت را در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاك و صفحه ملاحظات سند مالكیت كه در این مرحله وسیله متقاضی ارائه می شود توضیح داده و به امضاء مسئول اداره می رساند. سپس پرونده جهت تسلیم سند به متقاضی به بایگانی ارسال می شود و پس از اخذ رسید در ذیل تقاضای اولیه به متقاضی تسلیم می گردد و پرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود. شایان ذكر است چنانچه ملك مورد اصلاح در رهن یا بیع شرط باشد اصلاح آن موكول به كسب موافقت خریدار اسناد مذكور می باشد.

روش ابطال اسناد مالكیت قبلی وصدور سند مالكیت جدید در اجرای قانون زمین شهری و احكام دادگاه ها و اسناد انتقال اجرائی

 اسناد مالكیت صادره از طرف ادارات ثبت همیشه معتبر هستند و فقط با حكم قطعی مراجع قضا ئی صالحه یا قانون مصوب مجلس شورای اسلامی كه به تائید شورای نگهبان هم رسیده باشد و یا در صورت انتقال ملك وسیله انتقال به دیگری قابل ابطال می باشند كه بعد از وصول نامه در خواست ابطال سند از مرجع صلاحت دار به همراه مدارك قطعی قابل قبول مانند رای كمیسیون ماده 12 مبنی بر موات بودن ملك در مورد املاك مشمول قانون زمین شهری و امثالهم یا ارائه حكم قطعی از مرجع قضائی صالحه وسیله ذینفع یا سند انتقال اجرائی وسیله متعامل رئیس ثبت دستور ثبت تقاضا در دفتر اندیكاتور را میدهد و موضوع را برای بررسی و اقدام به دفتر املاك ارجاع می نماید.

متصدی دفتر پس از ثبت تقاضا در دفتر اندیكاتور آن را همرا با ضمائم اش به بایگانی ارسال می دارد تا پرونده ثبتی را ضمیمه نمایند. در بایگانی پرونده مربوطه از ردیف خود استخراج و همراه با سوابق به دفتر املاك ارسال می شود. متصدی دفتر املاك پس از بررسی سوابق و ملاحظه مدارك ابزاری و تطبیق مشخصات مندرج در آن با محتویات پرونده ثبتی و پس از حصول اطمینان از عدم اشكال مراتب ابطال سند مالكیت اولیه را در ستون ملاحظات دفتر املاك مربوطه و پیش نویس سند مالكیت اولیه با قید شماره نامه یا حكم یا سند انتقال اجرائی توضیح می دهد سپس پیش نویس سند مالكیت جدید را تهیه می نماید.

در این پیش نویس علاوه بر قید مشخصات كامل مالك جدید و حدود و مشخصات ملك بایستی جریان پرونده ثبتی و نحوه ابطال سند مالكیت اولیه و شماره و تاریخ مستند ابطال بطور مشروح نوشته شود و بعد از گواهی دفتر بازداشتی مراتب قید شده در دفتر املاك و پیش نویس سند مالكیت اولیه و نیز پیش نویس سند مالكیت جدید را كه با همان ثبت صفحه اولیه تنظیم شده است به امضاء مسئول مربوطه برساند. سپس در صورتی كه سند مالكیت اولیه بطریقی ارائه شد آن را هم باطل و ضمیمه پرونده ثبتی نماید ولی در هر صورت پس از انجام تشریفات فوق بخشنامه ای را خطاب به دفاتر اسناد رسمی مبنی بر ابطال سند مالكیت اولیه تهیه می نماید در این بخشنامه نیز مشخصات كامل ملك و مالك و شماره و تاریخ مستند ابطال سند مالكیت اولیه و نام و مشخصات مالك جدیدبا تصریح بر ابطال سند مالكیت اولیه قید می شود و بخشنامه را مسئول مربوطه امضاء و پس از درج شماره بر آن وسیله دفتر اندیكاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می دارد آنگاه پرونده به حسابداری جهت پرداخت بهاء دفترچه سند مالكیت فرستاده می شود و پس از پرداخت بهاء دفترچه سند مالكیت وسیله ذینفع پرونده برای تحریر سند به دفتر املاك برگشت می شود.

متصدی دفتر املاك سند مالكیت را تحریر و پیش نویس و سند را به امضاء مسئول مربوطه میرساند و پرونده رابرای تحویل سند به ذینفع به بایگانی ارسال می دارد. در بایگانی ابتدا سند تخ كشی و پلمپ می شود و بعد در دفتر تسلیم سند ثبت می گردد آنگاه پس از احراز هویت از متقاضی بنحویكه قبلاً داده شد در قبال اخذ رسید از او در دفتر تسلیم سند و ستون ملاحظات پیش نویس سند مالكیت به او تسلیم می گرددو پرونده در ردیف خود در بایگانی ضبط می شود. بدیهی است چنانچه صدور سند مالكیت جدید مستند به سند انتقال اجرائی باشد علاوه بر تقاضای ذینفع ارائه صورتجلسه تحویل ملك كه وسیله مامور اجرا تنظیم می شود یا اقرار به تحویل ملك از ناحیه متعامل همراه با سند انتقال اجرائی ضروری است.

روش رسیدگی به اسناد مالكیتی كه معارض اعلام می شوند و نحوه ابطال آن

 چنانچه نسبت به تمام یا قسمتی از ملكی دو بار سند مالكیت صادر شود سند مالكیت مؤخر صدور را كه نسبت به تمام یا قسمتی از ملك صادر شده سند معارض گویند بدیهی است سند مالكیت مقدم الصدور نیز به موجب حكم قطعی نهایی دادگاه باطل نشده معتبر است و سند مالكیت مؤخر الصدور نیز تا زمانی كه حكم قطعی نهائی دادگاه به صحت آن صادر نشده نسبت به میزان و مورد تعازض سند معارض تلقی می شود.(بند1 از ماده 3 لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالكیت معارض)

ادارات ثبت مكلفند به محض اطلاع از صدور اسناد مالكیت معرض اعم از اینكه نسبت به اصل یا حدود یا حقوق ارتفاقی باشد فوراً وفق مقررات به موضوع رسیدگی نمایند .(ماده 1 آئین نامه اجرائی رسیدگی به اسناد مالكیت معارض و هیئت نظارت و شورای عالی ثبت)

ولی صاحبان اسناد مالكیت معارض نیز می توانند بعد از اطلاع از موضوع تعارض جهت تعیین تكلیف به اداره ثبت محلی كه ملك در حوزه آن واقع است مراجعه نمایند كه در این صورت به شرح زیر عمل می شود. بعداز قبول تقاضای اعلام كننده تعارض مسئول اداره دستور ثبت آن را در دفتر اندیكاتور می دهد و وقت مراجعه بعدی متقاضی را برای معاینه محل تعیین و به او اعلام می نماید. سپس تقاضا در دفتر اندیكاتور توسط متصدی دفتر ثبت می شود و جهت ضبط در پرونده تا روز مراجعه متقاضی به بایگانی ارسال می شود. بعد از مراجعه متقاضی در روز تعیین شده پرونده را بایگانی جهت تعیین نماینده و نقشه بردار نزد رئیس اداره ارسال می دارد. رئیس ثبت با توجه به دفتر تعیین اوقات نماینده و نقشه برداری را جهت عزیمت به محل و اقدام تعیین می نماید. ضمناً چنانچه محل وقوع ملك خارج از شعاع 30 كیلومتر باشد و فوق العاده ماموریت و هزینه سفر به نماینده و نقشه بردار تعلق می گیرد متقاضی مكلف است بشرحیكه قبلاً گفته شد فوق العاده متعلقه را در حساب سپرده ثبت واریز و فیش آن را جهت ضمیمه نمودن در پرونده به ثبت تسلیم نماید. سپس نماینده و نقشه بردار همراه متقاضی به محل وقوع ملك عزیمت می نمایند و بعد از حضور در محل متقاضی ملك را معرفی و نماینده حدود آن را با حدود مجاورین و ملك مورد دعوی كنترل و با حدود مندرج در پرونده ثبتی و اسناد مالكیت مجاورین و مورد دعوی مقایسه نموده و نقشه بردار نیز نقشه وضع موجود پلاكهای مورد رسیدگی و دعوی را برداشت و نقشه ای كه نمودار حدود و موقعیت پلاكهای مورد رسیدگی و دعوی باشد بنحوی كه میزان تعارض در آن با رنگ خاصی مشخص شود ترسیم و نماینده براساس مشاهدات و بررسی به عمل آمده و نیز نقشه ترسیمی نقشه بردار صورتجلسه لازم را تهیه می نماید. در این صورتجلسه كه باید در مقدمه آن جریان ثبتی پلاكهای مورد دعوی بطور مشروح نوشته شود چگونگی وقع تعرض و علت و میزان آن و تاریخ صدور اسناد مالكیت مقدم و مؤخر وسیله نماینده مشخص گردد. آنگاه نماینده صورت جلسه تنظیمی و نقشه ترسیمی را همراه با گزارش عملكرد خود به ضمیمه پرونده ثبتی مربوطه به استحضار رئیس اداره می رساند. رئیس ثبت گزارش نماینده و صورتجلسه ترسیمی را ملاحظه و بررسی و مندرجات آن را با سوابق موجود در پرونده ثبتی تطبیق و مقایسه و بعد از حصول اطمینان از تعارض ضمن اظهار نظر صریح مبنی بر وقوع تعارض دستور صدور بخشنامه به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه و تهیه گزارش به ثبت منطقه را صادر می نماید.(ماده 1 آئین نامه اجرائی اسناد مالكیت معرض) سپس پرونده جهت اجرای سدتورات رئیس ثبت نزد نماینه اقدام برگشت می شود.

در بخشنامه یاد شده كه خطاب به دفاتر اسناد رسمی حوزه تابعه ثبت محل نوشته می شود بایستی ضمن اشاره به وقوع تعارض و صدور اسناد مالكیت معارض نسبت به ملك مورد نظر مشخصات كامل ملك و صاحبان اسناد معارض در آن قید شود و دفاتر اسناد رسمی را به رعایت مواد4 و 5 قانون اشتباهات ثبتی و اسناد مالكیت معارض توجه داد. آنگاه گزارش لازم به ثبت منطقه مربوطه جهت طرح موضوع در هیئت نظارت بنحویكه هیچگونه ابهامی در آن نباشد نوشته می شود.

در این گزارش بایستی جریان كامل پرونده های ثبتی مربوط و مشخصات اسناد مالكیت معارض و صاحبان آن و تاریخ صدور آنها بصراحت قید شود و در آن به وقوع تعارض و میزان آن صریحاًاظهار نظر گردد و نقشه های ترسیمی نیز ضمیمه آن ارسال شود. بعد از امضاء بخشنامه و گزارش به ثبت منطقه وسیله مسئول اداره و درج شماره بر آنها توسط متصدی دفتر اندیكاتور بخشنامه و گزارش به مراجع یاد شده ارسال می گردد. سپس پرونده ضبط تا وصول رای هیئت نظارت به بایگانی برگشت می شود. رای هیئت نظارت بعد از وصول از طریق ثبت منطقه به دستور رئیس اداره ثبت دفتر اندیكاتور می شود آنگاه به استناد تبصره ذیل بند8 ماده 2 اصلاحی قانون ثبت بمدت 20 روز برای اطلاع ذینفع وسیله متصدی امور دفتری در تابلوی اعلانات ثبت محل الصاق می گردد. چنانچه با انقضاء مهلت یاد شده در تبصره 5 فوق لاذكر حسب گواهی متصدی دفتر اعتراضی به رای هیئت نظارت واصل نشود اداره ثبت به دارنده سند مالكیت معارض(مؤخر الصدور ) اخطار می نماید تا چنانچه نسبت به موضوع در دادگاه صالحه اقامه دعوی كرده گواهی طرح دعوی را ظرف مدت دو ماه از تاریخ رؤیت اخطار به ثبت محل ارائه و رسید اخذ نماید در این اخطار كه خطاب به دارنده سند معارض (مؤخر الصدور) صادر می شود علاوه بر قید مطالب یاد شده فوق تاكید می گردد چنانچه ظرف مدت دو ماه گواهی طرح دعوی را ارئه ننماید و صاحب سند مقدم الصدور گواهی عدم طرح دعوی را در مدت مزبور از مراجع صالحه اخذ و تقدیم اداره ثبت نماید. ثبت محل بطلان سند مؤخر الصدور (معارض) را نسبت به مورد تعارض اعلام خواهد نمود.(بند2 از ماده 3 لایحه قانونی راجع به اشتباهات ثبتی و اسناد مالكیت معاضر).

اخطار یاد شده بعد از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیكاتور جهت ابلاغ به مخاطب به مامور مربوطه تحویل می شود و پرونده جهت ضبط تا انقضاء زمان قانونی یاد شده به بایگانی ارسال می گردد.ماموربالاغ اخطار رویت شده را با قید گواهی و تاریخ ابلاغ بنظر رئیس اداره می رساند و او پس از حصول اطمینان از صحت ابلاغ دستور ضبط آنها را در پرونده صادر می نماید.

بعداز انقضاء مهلت دو ماه مقرر در صورتیكه صاحب سند معارض (مؤخر الصدور) گواهی طرح دعوی را ارائه ننموده باشد و صاحب سند مقدم الصدور گواهی عدم طرح دعوی را ارائه نماید پرونده را نزد رئیس اداره ارسال می شود و اوپس از بررسی و حصول اطمینان از صحت اقدامات انجام شده و رعایت موارد قانونی مربوطه دستور ابطال سند مالكیت معرض (مؤخر الصدور ) را صادر و پرونده را برای انجام اقدامات بعدی نزد نماینده عمل ارسال می دارد.

نماینده حسب دستور مسئول اداره مراتب تعارض و ابطال سند مالكیت معارض را در ستون ملاحظات پیش نویس سند مالكیت معارض با اشاره به رای هیئت نظارت و انقضاء مواعد قانونی قید می نمایدو بخشنامه ای را خطاب به دفاتر اسناد رسمی حوزه ثبتی تابعه مبنی بر ابطال سند مالكیت معارض در پیرو بخشنامه قبلی تهیه می كند سپس مراتب قید شده در پیش نویس سند مالكیت معارض و نیز بخشنامه را به امضاء مسئول اداره می رساند. بخشنامه پس از درج شماره وسیله متصدی دفتر اندیكاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گردد.

آنگاه پرونده به دفتر املاك ارسال می شود و متصدی مربوطه مراتب تعارض و ابطال سند مالكیت معارض(مؤخر الصدور) را در ستون ملاحظات ثبت و صفحه مربوطه قید و به امضاء مسئول اداره می رساند و سند مالكیت معارض را در صورتیكه در اختیار باشد باطل و ضمیمه پرونده می نماید. سپس پرونده را جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی ارسال می دارد.

روش صدور سند مالكیت به نام وارث 
 

هر گاه فردی كه سند مالكیت ملكی بنام او صادر و تسلیم شده فوت نماید وراث می توانند با ارائه مدارك زیر:

الف- تقاضای صدور سند مالكیت

ب- گواهی حصر وراثت

ج-فرم 19 مالیاتی

د- اصل سند مالكیت مورث

از ادراه ثبت محل وقوع ملك در خواست صدور سند مالكیت نسبت به سهم الارث خود را بنمایند.

توضیح:

حصر وراثت حكمی است كه بعد از فوت مورث حسب تقاضای احد یا تمامی ورثه بعد از طی تشریفات قانونی لازم از طرف مرجع قضایئ صالحه (دادگاه حقوقی) صادر می شود و در آن ضمن اشاره به فوت مورث و تاریخ و محل آن تعداد و مشخصات كامل ورثه متوفی اعم از همسر و پسر و دختر و غیره در آن به وضوح قید و نیز میزان سهم الارث آنها بر طبق قانون ارث تعیین می شود.
فرم 19 مالیاتی گواهی است كه از طرف اداره امور اقتصادی و دارائی محل صادر می شود و دلالت بر وصول مالیات بر ارث از ورثه و عدم بدهی مالیاتی آنان می نماید كه در گواهی مذكور مشخصات ملكی كه ورثه قصد دریافت سند آن را بنام خود دارد باید قید شده باشد بعد از تحویل مدارك یاد شده به ثبت محل مسئول اداره دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیكاتور می دهد و سوابق و مدارك ابزاری را جهت بررسی و اقدام به دفتر املاك ارجاع نموده و تاریخ مراجعه بعدی متقاضی یا متقاضیان را تعیین و به آنها اعلام می نماید. تقاضا پس از ثبت در دفتر اندیكاتور همراه با ضمائم جهت ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی ارسال می شود در بایگانی پرونده از ردیف خود خارج و به پیوست تقاضا و ضمائم جهت اقدام به دفتر ارسال می گردد.
متصدی دفتر املاك پس از بررسی سوابق و احراز انحصار وراثت و سمت ورثه نسبت به مورث خلاصه مفاد و شماره گواهی نامه حصر واثت را در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاك مربوطه قید و در زیر ثبت اولیه ملك بنام وراث نسبت به سهام آنها برطبق ماده10 آئین نامه قانون ثبت، ثبت می نماید.
آنگاه بر طبق ماده 121 آئین نامه ثبت برای هر یك از ورثه یك پیش نویس سند مالكیت تهیه و حدود كلیه ملك را در یكی از آنها قید و در بقیه اشاره به پیش نویس مزبور می نماید و به همین ترتیب در دفتر املاك ثبت و در زیر هر سهم اشاره به ثبت و صفحه ای كه حدود كلی در آن نوشته شده می كند و پس از گواهی دفتر بازداشتی پرونده را جهت امضاء نزد مسئول مربوطه ارسال می دارد. مسئول مربوطه بعد از بررسی و كنترل و ملاحظه سوابق پیش نویس اسناد مالكیت ورثه را امضاء و دستور تحریر اسناد مالكیت جدید مشاعی و ابطال سند مالكیت اولیه را صادر می نماید.
متصدی دفتر املاك حسب دستور مسئول مربوطه اسناد مالكیت جدید مشاعی را تحریر و سند مالكیت مورث را باطل و ضمیمه پرونده می نماید.در وقت مراجعه متقاضی پرونده جهت پرداخت بهاء دفترچه اسناد مالكیت به حسابداری ارجاع می شود متقاضی یا متقاضیان بهاء دفترچه اسناد مالكیت را به حساب در آمد ثبت طبق فیش صادره از حسابداری نزد بانك ملی مربوطه واریز و نسخ لازم را به ثبت تسلیم می دارند.
آنگاه پرونده همراه با دفاتر املاك مربوطه جهت امضاء ثبت دفاتر املاك و اسناد مالكیت تحریر شده نزد مسئول مربوطه ارسال می شود و او بعد از بررسی اجمالی آنها را امضاء می نماید. سپس پرونده جهت تسلیم اسناد به ورثه به بایگانی ارسال و در آنجا بشرحیكه قبلاً توضیح داده شد اسناد بعد از نخ كشی و پلمپ و ثبت در دفتر تسلیم سند در قبال اخذ رسید و پس از احراز هویت به ورثه تحویل می گردد و پرونده در ردیف مربوطه ضبط می شود.
تذكرات:

در صورتیكه تاریخ فوت مورث قبل از سال 1346 باشد نیازی به مطالبه فرم 19 مالیاتی نیست.
چنانچه وراث گواهی معتبر مبنی بر پرداخت سهم الارث زوجه را ارائه نمایند سند مالكیت بدون استثناء سهم الارث زوجه بنام كلیه ورثه با توجه به گواهی حصر وراثت و یا توافق نامه رسمی مستند به حصر وراثت صادر می شود در غیر این صورت با اقرار ورثه مبنی بر عدم توانایی پرداخت سهم الارث زوجه نسبت به سهم زوجه سند صادر و تسلیم خواهد شد.
هر گاه بعضی از ورثه با تسلیم رو نوشت گواهی حصر وراثت و سایر مدارك ضروری تقاضای صدور سند مالكیت سهمی خود از ما ترك مورث را بنماید و اعلام دارند كه سند مالكیت مورث نزد احدی از ورثه یا شخص دیگری است كه از ابراز و تسلیم به وراث یا اداره ثبت امتناع می نماید ادراه ثبت مكلف است به شخص یاد شده اخطار نماید كه ظرف ده روز از تاریخ رؤیت اخطار سند را به ثبت محل تحویل دهد در صورت ارائه طبق روش ذكر شده سند مالكیت به نام ورثه صادر می شود و در غیر این صورت مراتب یك بار در یكی از روزنامه های كثیر الانتشار آگهی می گردد تا دارنده سند آن را به اداره ثبت تحویل دهد و چنانچه ظرف مهلت مقرر در آگهی سند را ارائه ننمود سند مالكیت جدید بنام ورثه با رعایت سایر مقررات صادر مراتب ابطال سند مالكیت اولیه مورث به دفاتر اسناد رسمی بخشنامه و در ان تصریح می شود كه هر یك موقع سند مورث به دفتر خانه ارائه شد آن را اخذ و برای اقدام به اداره ثبت ارسال دارند (بتصره 3 ذیل اصلاح بتصره یك ماده 120 آئین نامه قانون ثبت املاك ).

روش ابطال سند مالكیت المثنی 
 

در مباحث گذشته روش صدور سند مالكیت المثنی بطور مشروح توضیح داده شد حال چنانچه بعد از صدور و تسلیم سند المثنی سندمالكیت اولیه پیدا شود و مراتب به اداره ثبت محل وقوع ملك اعلام گردد.بشرح زیر عمل می شود:

رئیس ثبت پس از در یافت اعلام كتبی مبنی بر پیدا شدن سند مالكیت اولیه كه به ضمیمه سند باید باشد دستور ثبت آن را در دفتر اندیكاتور می دهد و برای اقدام لازم به دفتر املاك ارجاع می نماید. متصدی دفتر اندیكاتور آن را ثبت و جهت ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی ارسال می دارد. در بایگانی پرونده از ردیف مربوطه خارج و همراه با تقاضا جهت اقدام به دفتر املاك فرستاده می شود. مسئول دفتر املاك پرونده را از نظر اینكه با سند المثنی معامله ای انجام شده یا خیر بررسی و مراتب را به مسئول اداره گزارش می نماید.رئیس ثبت گزارش مسئول دفتر املاك را بررسی و با ملاحظه محتویات پرونده چنانچه با سند المثنی معامله ای انجام شده باشد دستور ابطال سند مالكیت اولیه را صادر می نماید سپس متصدی دفتر اماك حسب دستور مسئول اداره مراتب ابطال سند اولیه را در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاك و پیش نویس سند مذكور قید و سند را باطل و ضمیمه می نماید.

بدیهی چنانچه با سند مالكیت المثنی معامله ای انجام نشده باشد المثنی باطل و مراتب ابطال آن در ستون ملاحظات ثبت دفتر املاك و پیش نویس مربوطه قید می گردد.

سپس مراتب پیدا شدن سند مالكیت اولیه و ابطال سند المثنی طی بخشنامه ای به دفاتر اسناد رسمی حوزه ثبتی تابعه اعلام می گردد.

بخشنامه را مسئول ادراه امضاء و پس از درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیكاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می نمایند سپس پرونده در ردیف مربوطه در بایگانی ضبط می شود.

روش تشكیل پرونده ثبتی المثنی 
 

اغلب دیده شده در اثر كثرت كار و حجم زیاد پرونده های ثبتی و بعضاً بی دقتی متصدیان مربوطه در قسمت بایگانی پرونده های ثبتی مفقود می شوند چون تشكیل پرونده المثنی مستلزم انجام تشریفات قانونی نسبتاً طولانی می باشد و این امر موجب بروز نارضایتی مراجعین و تاخیر كار آنها می گردد لذا تاكید می نماید همكاران ثبتی به ویژه متصدیان بایگانی نهایت سعی و دقت خود را در حفظ و حراست از پرونده ها بنماید و آنها را هنگام مطالبه سایر كارمندان در قبال اخذ رسید روی كارتی كه معمولاً داخل هر پرونده ثبتی موجود است تحویل داده و تاریخ تحویل و مشخصات كارمند را روی كارت قید نمایند و در صورتیكه به نظر رسید پرونده ای مفقود شده بدواً كلیه كمد های بایگانی را كارتن گردشی نموده تا در صورتیكه پرونده اشتباهاً ضبط شده باشد در ردیف خود قرار دهند مع الوصف چنانچه ضمن رعایت تمهیدات ذكر شده پرونده ای مفقود گردد و علیرغم جستجوی زیاد پیدا نشود بدین شرح بایستی مبادرت به تشكیل پرونده المثنی نمود.

تو ضیح اینكه روش زیر مربوط به پرونده های ثبتی املاكی است كه دارای اظهار نامه هستند و تحدید حدود آنها به عمل آمده اعم از اینكه ثبت دفتر املاك شده و دارای سند مالكیت باشند یا نباشند مسئول بایگانی مراتب فقدان پرونده را طی نامه ای به رئیس اداره گزارش و در آن مشخصات كارمندی را كه پرونده دراختیار یا تحویل و یا تحت تصدی او بوده قید و معرفی می نماید رئیس اداره دستور می دهد كه گزارش در دفتر اندیكاتور ثبت و كارمند متخلف كه موجب فقدان پرونده گردیده به دادسرای عمومی محل جهت تعقیب معرفی شود.(بند332 و333 مجموعه بخشنامه های ثبتی)

مسئول بایگانی گزارش لازم مبنی بر فقدان پرونده و معرفی كارمند متخلف را به دادسرای عمومی محل تهیه سپس رئیس اداره آن را امضاء و پس از درج شماره در دفتر اندیكاتور به دادسرای عمومی محل ارسال می شود.

بعد از این مرحله مسئول اداره دستور انجام تشریفات لازم برای تشكیل پرونده المثی را خطاب به بایگانی صادر می نماید.

مسئول بایگانی در اجرای دستور صادره ضمن اعلام مراتب فقدان پرونده به دفاتر اسناد رسمی تابعه از آنها می خواهد چنانچه هر گونه معامله ای نسبت به ملكی كه پرونده آن مفقود شده در ان دفترخانه صورت گرفته رو نوشت اداری از سند و فتوكپی مصدق خلاصه معامله آن را همراه با سایر مدارك موجود ظرف مدت 15 روز به ثبت محل ارسال دارند و تاكید می نماید در صورت عدم پاسخ لازم یا ارسال مدارك در خواستی ظرف مهلت مقرر مسئولیت ناشی از اقدامات بعدی در صورت بروز اشكال متوجه دفتر خانه خواهد بود و نیز با برری سوابق آگهی های نوبتی وتحدیدی و ملاحظه ته سوش قبوض اعتراض و مراجعه به دفتر بازداشتی اطلاعات لازم را در خصوص چگونگی وضعیت ملك مربوطه كسب می نمایدسپس مراتب انجام شده را طی گزارشی به استحضار رئیس اداره می رساند.

مسئول ادراه پس از بررسی اقدامات انجام شده در صورتیكه قنصی را ملاحظه ننماید دستور انتشار آگهی فقدان پرونده را صادر می كند.

مسئول بایگانی آگهی فقدان پرونده را كه مشخصات پرونده وملك ومالك در آن تصریح می شود تهیه و به امضای رئیس اداره می رساند.

آگهی پس از درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیكاتور برای چاپ در یكی از روزنامه های محلی یا كثیرالانتشار تعیین شده به اداره ارشاد اسلامی محل فرستاده می شود. پس از ارسال آگهی به روزنامه مسئول بایگانی حسب دستور رئیس اداره گزارش جامعی از چگونگی فقدان پرونده و نحوه اقدامات انجام شده و وضعیت ملك را عنوان ثبت منطقه تهیه می نماید در این گزارش كه باید فاقد هر گونه ابهام باشد مشروح اقداماتی كه انجام شده بایستی مرقوم گردد.

گزارش پس از امضاء رئیس اداره و درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیكاتور به ثبت منطقه ارسال و سوابق تا وصول دستور ثبت منطقه به بایگانی ارسال و نگهداری می شود .

پس از دریافت دستور ثبت منطقه مبنی بر جواز و چگونگی تشكیل پرونده المثنی و ثبت آن در دفتر اندیكاتور مسئول بایگانی با توجه به دستور واصله و سوابق تنظیمی پرونده المثنی را تشكیل و ضمن اخبار موضوع فقدان پرونده اصلی و تشكیل پرونده ثبتی لامثین با خط قرمز در دفتر توزیع اظهار نامه پرونده را در ردیف خود ضبط می نماید.

بدیهی است چنانچه بعد از تشكیل پرونده المثنی پرونده اصلی پیدا شود سوابق المثنی با قید موضوع ضمیمه پرونده اصلی می گردد.

روش تهیه پاسخ استعلام املاك ثبت شده به دفاتر اسناد رسمی 
 

با توجه به اینكه مقرر گریده دفاتر اسناد رسمی هنگام انجام هر گونه معامله اعم از شرطی و رهنی و قطعی و امثال هم نسبت به املاكی كه دارای سند مالكیت می باشند مراتب را از اداره ثبت محل وقوع ملك استعلام نماینده بنابراین پس از وصول استعلام از دفتر خانه بشرح زیر عمل می شود:

توضیح-استعلام ورقه بهادار و متحد الشكلی است وسیله دولت چاپ و منتشر می شود و سفید آن از طرف ادارات ثبت در قبال اخذ بهاء به دفاتر اسناد رسمی تحویل می گردد.

پس از وصول استعلام رئیس اداره دستور ثبت آن را در دفتر اندیكاتور می دهد و برای اقدام به دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلام ارجاع می نماید.

متصدی دفتر اندیكاتور استعلام را در دفتر ثبت و جهت ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی ارسال می دارد. در بایگانی پرونده از ردیف مربوطه خارج و همراه با استعلام به دفتر بازداشتی و پاسخ استعلامات فرستاده می شود.

متصدی دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات با ملاحظه ثبت و صفحه دفتر املاكی كه ملك در آن به ثبت رسیده و نیز بررسی پرونده ثبتی پاسخ لازم را كه معمولاً بصورت فرم می باشد تهیه و آن را از نظر عدم بازداشت و بند(ز) و سایر اموریكه مقرر است گواهی می نماید.

پاسخ استعلام تهیه شده توسط مسئول مربوطه امضاء و سپس با همان شماره ای كه استعلام هنگام ثبت در دفتر اندیكاتور بر آن اختصاص یافته از دفتر صادر و به دفترخانه مربوطه ارسال می گرددو پرونده جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی برگشت می شود.

تذكرات:الف-اعتبار پاسخ استعلامیه هائیكه محل وقوع دفتر خانه و اداره ثبت در یك شهر است یكماه و دوایر شعب تابعه همان حوزه چهل و پنج روزاست.(بند 28 مجموعه بخشنامه های ثبتی)

ب- برای هر ملك یا یك صفحه دفتر املاك یك استعلامیه تنظیم می شود و قید چند شماره ملك روی یك استعلام جایز نیست.(بند31 مجموعه بخشنامه های ثبتی)

روش تشكیل پرونده ثبتی المثنی برای املاكی كه دارای پلاكهای فرعی مجزی شده از پلاك اصلی ... 
 

روش تشکیل پرونده المثنی برای املاکی که دارای پلاکهای فرعی مجزی شده از پلاک اصلی هستند و نسبت به پلاک فرعی که در اثر تفکیک یا افزار پلاک اصلی جدا شده سند مالکیت صادر گردیده و پرونده پلاک اصلی آن هم موجود باشد



گرچه شرح کامل و نحوه تشکیل پرونده ثبتی المثنی در بحث قبل بطور مشروح بیان شد ولی چنانچه پرونده ثبتی ملکی که دارای پلاک فرعی مجزی شده از پلاک اصلی باشد و نسبت به پلاک فرعی که در اثر تفکیک یا افراز از پلاک اصلی جدا شده سند مالکیت صادر گردیده مفقود شود و پرونده پلاک اصلی هم که حاوی اظهارنامه و صورت جلسه تحدیدی است موجود باشد، روش تشکیل پرونده المثنی نسبت به این قبیل پرونده ها بدین شرح است:

مسئول بایگانی مراتب فقدان پرونده ثبتی را طی نامه ای به رئیس اداره گزارش و در آن مشخصات کارمندی را که پرونده در اختیار یا تحویل یا تحت تصدی او بوده قید و معرفی می نماید. رئیس اداره دستور می دهد که گزارش در دفتر اندیکاتور ثبت و کارمند متخلف که موجب که موجب فقدان پرونده گردیده به دادسرای عمومی محل جهت تعقیب معرفی شود(بند 332 و 333 مجموعه بخشنامه های ثبتی) مسئول بایگانی گزارش لازم مبنی برفقدان پرونده و معرفی کارمند متخلف را به دادسرای عمومی محل تهیه سپس رئیس اداره آن را امضاء ومتصدی دفتر پس از درج شماره در دفتر اندیکاتور به دادسرای عمومی محل راسال می دارد.

بعد از این مرحله مسئول اداره دستور انجام ت شریفات لازم برای تشکیل پرونده المثنی را خطاب به بایگانی می نماید.

مسئول بایگانی در اجرای دستور صادره ضمن اعلام مراتب فقدان پرونده به دفتر اسناد رسمی تابعه از آنها می خواهد تا چنانچه هر گونه معامله ای نسبت به ملکی که پرونده ثبتی آن مفقود شده در آن دفترخانه صورت گرفته رونوشت اداری از سند و فتوکپی مصدق خلاصه معامله آن را همراه با تصویر سایر مدارک موجود ظرف مدت 15 روز از تاریخ دریافت نامه به ثبت محل ارسال دارندو خاطر نشان می سازد در صورت عدم پاسخ یا ارسال مدارک ظرف مهلت مقرر مسئولیت ناشی از اقدامات بعدی درصورت بروز متوجه دفترخانه خواهد بود و نیز د صورت امکان فتوکپی مصدق کلیه صفحات سند مالکیت را از مالک آن مطالبه و چنانچه درستون نقل و انتقالات آن وقوع معامله ای قید شده باشد رونوشت اداری و فتوکپی مصدق خلاصه معامله و سایر مستندات انجام معامله را از دفتر خانه مربوطه درخواست می نماید. همچنین برای حصول اطمینان بیشتر تعهدی از مالک مبنی بر عدم بازداشت یا وثیقه و انجام

معامله و اخذ گواهی لازم مبنی بر وجود خلاصه معامله ثبت نشده را از متصدی مربوطه دردفتر املاک تحصیل می نماید.

سپس مراتب اقدامات انجام شده را طی گزارشی به مسئول اداره ارائه می کند. مسئول اداره پس از بررسی اقدامات انجام شده در صورتیکه آنها را کافی تشخیص و از صحت آن اطمینان حاصل نمود ضمن دستور تهیه پیش نویس سند مالکیت المثنی سوابق را برا ی اقدام بعدی به دفتر املاک ارجاع می نماید.

متصدی دفتر املاک پیش نویس المثنی سند مالکیت را برابر مندرجات ثبت دفتر املاک مربوطه تهیه و پس از گواهی دفتر بازداشتی سوابق را نزد رئیس اداره ارسال می دارد.

مسئول اداره پس از بررسی سوابق تشکیلی پیش نویس سند مالکیت را امضاء و سوابق را جهت تشکیل پرونده به بایگانی برای سوابق پرونده ای تشکیل و پس از قید کلاسه و شماره پلاک در ردیف مربوطه ضبط می نمایند.

روش اقدام نسبت به رفع تزاحم و تعارض در تصرف از جهت پذیرفتن

 هرگاه بین اشخاص و اداره ثبت هنگام قبول ثبت ملكی اختلافی حاصل شود یا ملكی را كه متقاضی مدعی مالكیت اوست و نسبت به ان تقاضای قبول ثبت دارد در تصرف فرد دیگری باشد كه تمصرف هم نسبت به همان ملك ادعای مالكیت بنماید قبول ثبت چنین ملكی موكول به رفع تزاحم و تعارض می باشد. بدیهی است مرجع رسیدگی و اتخاذ تصمیم نسبت به قبول ثبت بنام هر یك از طرفین اختلاف هیئت نظارت ثبت منطقه مربوطه خواهد بود.(موضوع بند یك از ماده 3 آئین نامه اجرائی رسیدگی اسناد مالكیت معارض و هیئت تظارت و شورای عالی ثبت). البته آراء هیئت نظارت كه در این خصوص صادر می شود باستناد تبصره 5 از بند 8 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت قابل تجدید نظر در شورایعالی ثبت می باشد.

روش عملی رسیدگی به موضوع جهت تهیه گزارش به ثبت منطقه بشرح زیر است:

نماینده و نفشه بردار بعد از مراجعت از معاینه محل و مشاهده تعارض و تزاحم و وجود اختلاف بین متقاضی قبول ثبت و متصرف مراتب را طی گزارشی به استحضار رئیس اداره می رسانند.

رئیس ثبت بعد از مطالعه گزارش و بررسی ضمن اینكه دستور میدهد در دفتر اندیكاتور ثبت شود سوابق را جهت انجام اقدامات بعدی به نماینده مربوطه ارجاع می نماید.

متصدی دفتر اندیكاتور گزارش را ثبت دفتر نموده و برای اقدام بعدی نزد نماینده ارسال می دارد. نماینده حسب دستور رئیس اداره مدارك طرفین دعوی را اخذ و ضمن تعیین وقت مناسب بطرفین اخطار می نماید كه برای معاینه محل در روز مقرر در محل ملك حضور یابند و نیز در اخطار متذكر می گردد كه اولاً عدم حضور مانع از انجام عملیات نخواهد بود و ثانیاً طرفین دعوی می توانند تا روز معاینه محل به اداره ثبت مراجعه و با ملاحظه مدارك تسلیمی طرف مقابل از مفاد آنها اطلاع حاصل نمایند.

اخطارها پس از امضاء رئیس اداره و درج شماره بر آنها توسط دفتر اندیكاتور جهت ابلاغ به مامور مربوطه تسلیم می گردد.

مامور ابلاغ آنها را در اسرع وقت به طرفین دعوی ابلاغ و نسخ رؤیت شده را با قید امضاء و گواهی ابلاغ طی گزارشی بنظر رئیس ثبت می رساند.

مسئول اداره پس از ملاحظه اخطارهای ابلاغ شده و حصول اطمینان از صحت ابلاغ دستور می دهد تا در سابقه ضبط گردند.

در روز مقرر و تعیین شده با مراجعه متقاضی نماینده و نقشه بردار همراه وی به محل وقوع ملك عزیمت می نمایند. ضمناً چنانچه محل وقوع ملك خارج از شعاع 30 كیلومتر باشد و فوق العاده ماموریت و هزینه سفر به نماینده و نقشه بردار تعلق گیرد متقاضی موظف است آن را در گذشته بیان شد بحساب سپرده ثبت واریز و فیش آن را به حسابداری ارائه نمابد.

بعد از حضور در محل نماینده تحقیقات جامعی را پیرامون چگونگی مالكیت متقاضی و تصرفات متصرف انجام و صورت جلسه ای را كه بیانگر نحوه مالكیت متقاضی یا متصرف و نیز نحوه تصرف مدعی یا متقاضی باشد تنظیم و به امضاء طرفین و حضار و گواهان و شهود و بعد از اظهار نظر صریح نسبت به موضوع خود و نقشه بردار آن را امضاء و در صورت لزوم و ضرورت نقشه بردار كروكی ملك را هم ترسیم و سپس مراتب را طی گزارشی به استحضار رئیس اداره می رساند.

مسئول اداره گزارش نماینده محل را ملاحظه و بررسی و در صورتیكه آن را جامع و كافی تشخیص داده و اشكالی بر آن متصور نباشد دستور می دهد مراتب جهت طرح در هیئت نظارت به ثبت منطقه گزارش شود.

در این گزارش كه عنوان ثبت منطقه تهیه می گردد نماینده بایستی جریان كامل ملك مورد تقاضا و چگونگی اقدامات انجام شده و اجراء موارد مندرج در بند یك ماده 3 آئین نامه اجرائی رسیدگی اسناد مالكیت معارض را بصراحت مرقوم و نظر نهائی ثبت محل را در خصوص قبول ثبت بنام یكی از دو طرف دعوی اظهار نماید.

مسئول اداره گزارش را مطالعه و در صورتیكه جامع تشخیص داد آن را امضاء و دستور پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار را هم می دهد، سپس متصدی دفتر اندیكاتور پس از درج شماره آن را به ثبت منطقه مربوطه ارسال و سوابق را تا وصول رای هیئت نظارت جهت ضبط به بایگانی برگشت می دهد.

روش رسیدگی نسبت به ادعای اشخاص بعد از قبول درخواست ثبت
 

هر گاه بعد از قبول درخواست ثبت ملك بنام فرد معینی، دیگری ادعا نماید كه اداره ثبت در پذیرفتن تقاضا اشتباه نموده و متقاضی ثبت متصرف مورد تقاضا نبوده و مدعی تصرف حین تقاضا شود بشرح زیر نسبت به موضوع رسیدگی و مراتب جهت تعیین تكلیف به ثبت منطقه گزارش می شود تا در هیئت نظارت مطرح گردد(موضوع بند 2 از ماده 3 آئین نامه اجرائی رسیدگی اسناد مالكیت معارض و هیات نظارت و شورای عالی ثبت)

بدیهی است رسیدگی هیئت نظارت در این مورد تا وقتی است كه ملك در دفتر املاك به ثبت نرسیده باشد(موضع تبصره 3 بند 8 ماده 25 اصلاحی قانون ثبت)

روش عملی رسیدگی به ادعای معترض بشرح زیر است:

مدعی این تقاضای خود را همراه با مدارك ومستندات مربوطه به ثبت محل تسیلم دارد.

رئیس ادراه پس از ملاحظه مدارك ابزاری دستور ثبت تقاضا را در دفتر اندیكاتور داده و آن را جهت رسیدگی به یكی از نمایندگان ارجاع می نماید.

تقاضا بعد از ثبت در دفتر اندیكاتور جهت ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی ارسال می شود.

در بایگانی پرونده از ردیف مربوطه خارج و به ضمیمه تقاضا و مدارك ابزاری مدعی جهت رسیدگی نزد نماینده اقدام ارسال می گردد.

نماینده پرونده را بررسی و با توجه به محتویات آن و مدارك و مستندات مدعی مراتب را به ثبت منطقه گزارش می نمایددر این گزارش كه باید مشروح جریان پرونده و نیز چگونگی ادعای معترض و مستندات آن بصراحت نوشته شود نماینده بایستی نظریه ثبت محل را در خصوص اینكه ادعا موجه است یا خیر صریحاً مرقوم دارد.

رئیس ثبت گزارش را ملاحظه در صورتیكه آن را جامع تشخیص دهد امضاء می نماید.

گزارش پس از درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیكاتور همراه با تصویر مستندات و مدارك مدعی به ثبت منطقه فرستاده می شود.

سپس پرونده تا وصول پاسخ از ثبت منطقه جهت ضبط در ردیف مربوطه به بایگانی برگشت می گردد ثبت منطقه در صورتیكه با توجه به گزارش تحقیق محلی را ضروری تشخیص دهد مراتب را به ثبت محل اعلام می دارد.

پس از وصول پاسخ ثبت منطقه رئیس ثبت ضمن دستور در دفتر اندیكاتور آن را به نماینده مربوطه اقدام بعدی ارجاع می نماید و عند اللزوم نقشه برداری را هم برای همكاری با نماینده تعیین می كند.

متصدی امور دفتری پاسخ ثبت منطقه را در دفتر اندیكاتور ثبت نموده و برای ضمیمه نمودن پرونده به بایگانی می فرستد.در بایگانی پرونده از ردیف خود خارج و همراه با نامه ثبت منطقه جهت اقدام نزد نماینده ثبت ارسال می شود.

نماینده در اجرای دستور ثبت منطقه ضمن تعیین وقت مناسب مراتب را به طرفین اخطار می نماید تا جهت معاینه و تحقیقات محلی در تاریخ تعیین شده در ثبت محل حضور یابد و خاطرنشان می سازد اولاً عدم حضور مانع رسیدگی نخواهد بود. ثانیاً طرفین می توانند تا قبل از وقت رسیدگی به اداره ثبت مراجعه و مدارك ابزاری طرف دیگر را ملاحظه و از مفاد آن اطلاع حاصل نمایند.

اخطارها پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسیله متصدی دفتر اندیكاتور جهت ابلاغ به طرفین به مامور ابلاغ تسلیم و پرونده را جهت ضبط تا روز معاینه محل به بایگانی برگشت می دهد. مامور ابلاغ آنها را در اسرع وقت به طرفین دعوی ابلاغ و نسخ دیدرا شده را با قید تاریخ ابلاغ و گواهی طی گزارش به نظر رئیس اداره می رساند.

رئیس ثبت بعداز ملاحظه اخطارهای ابلاغ شده در صورت حصول اطمینان از صحت ابلاغ دستور ضبط آن را در پرونده می دهد.

با مراجعه مدعی یا طرف مقابل در روز تعیین شده و عندالزوم نقشه بردار به محل وقوع ملك عزیمت می نماید. ضمناً چنانچه محل وقوع ملك خارج از شعاع 30 كیلومتر بوده و فوق العاده ماموریت و هزینه سفر به نماینده ونقشه بردار تعلق گیرد تمقاضی باید آن را بطریقی هك شرح آن قبلاً گفته شد در حساب سپرده ثبت واریز نماید.

پس از حضور در محل وقوع ملك نماینده با معاینه محل تحقیقات جامعی را پیرامون اینكه ملك مورد ادعا حین تقاضای ثبت در تصرف چه كسی بوده و در حال رسیدگی در تصرف كیست انجام و مراتب را به امضاء طرفین و شهود و گواهان و مجاورین و افراد ذینفع می رساند و نفشه بردار نیز عنداللزوم نقشه ملك را ترسیم می نماید.

سپس نماینده و نقشه بردار صورتجلسه را امضاء و مراتب را طی گزارشی بنظر رئیس اداره می رسانند.رئیس ثبت پس زا ملاحظه گزارش نماینده و بررسی صورتجلسه تنظیمی و تطیبق آن با مندرجات پرونده در صورتیكه آن را جامع تشیخص داده دستور می دهد تا مراتب را به ثبت منطقه گزارش نماید. دراین گزارش كه درپاسخ نامه ثبت منطقه تهیه می شود نماینده بایستی جریان كامل ملك و چگونگی ادعای معترض و نحوه افدامات انجام شده و اجرای موارد مندرج رد بند 2 ماده 3 آئین نامه اجرائی رسیدگی اسناد مالكیت معارض را به صراحت مرقوم و نظرنهائی ثبت محل را در خصوص موضوع اظهار نماید.مسئول اداره گزارش را مطالعه در صورتیكه اشكالی بر آن متصور نباشد امضاء و دستور پرداخت فوق العاده نماینده و نقشه بردار را به حسابداری می دهد.

متصدی دفتر اندیكاتور پس از درج شماره گزارش را به ثبت منطقه ارسال می دارد و پرونده را تا وصول رای هیئت نظارت جهت ضبط به بایگانی می فرستد.